Ví dụ về thực tiễn xử lý tiền mặt xấu

Bất cứ ai tham gia vào kinh doanh phải xử lý tiền tại một số điểm. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, nên nắm bắt các thực hành xử lý tiền mặt tốt và xấu. Bằng cách này, nhân viên của bạn sẽ vô tình làm bạn mất tiền hoặc có thể khiến bạn bị mù khi họ nghĩ rằng họ có thể thoát khỏi nó.

Khung thời gian

Thủ tục xử lý tiền mặt xấu ở nhiều doanh nghiệp thường liên quan đến lượng thời gian mà chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý giữ tiền mặt hoặc séc do khách hàng viết. Có nhiều lý do tại sao giữ tiền quá lâu có thể chứng minh là có vấn đề. Chẳng hạn, doanh nghiệp của bạn có thể bị cướp nếu một tên trộm biết rằng bạn gửi tiền chỉ hai lần một tuần thay vì mỗi ngày. Khả năng tiền bị mất trong khung thời gian đó cũng có thể là một lý do cho mối quan tâm. Cho phép tiền mặt trong các ngăn kéo để chuyển từ ca này sang ca khác có thể gây ra vấn đề kế toán. Trong mọi trường hợp, việc giữ tiền và không gửi tiền ngay sau khi nhận được có thể khiến bạn mất nhiều tiền hơn trong thời gian dài.

Giao dịch

Thực hành xử lý tiền mặt xấu cũng có thể diễn ra ở cấp độ giao dịch cá nhân. Khi nhân viên đang xử lý tiền mặt, họ không được phép xử lý nhiều giao dịch cùng một lúc. Luôn yêu cầu nhân viên chỉ xử lý một giao dịch để họ không phạm sai lầm. Họ cũng nên được yêu cầu thay đổi một cách chính xác, bằng cách lấy tiền của khách hàng, thừa nhận số tiền và đếm lại tiền thay đổi trước khi đặt tiền của khách hàng vào ngăn kéo.

Điều khiển

Một thủ tục xử lý tiền mặt xấu khác là chỉ có một người kiểm soát tiền. Quy trình xử lý tiền mặt có thể phức tạp với một số bước trên đường đi. Có một người phụ trách tất cả các bước đó có thể chứng tỏ là khó hiểu, áp đảo hoặc che giấu. Thay vào đó, có một người chỉ xử lý một hoặc hai bước trên đường đi. Điều này giúp loại bỏ khả năng xử lý sai số tiền và cung cấp một hệ thống kiểm tra và số dư, vì tiền sẽ cần phải được tính khi chuyển từ bộ này sang bộ khác.

Tài liệu

Không ghi chép đúng cách tất cả các giao dịch tài chính cũng có thể chứng minh là có vấn đề và gây ra cơn ác mộng kế toán trong thời gian dài nếu bạn không cẩn thận. Rà soát định kỳ các giao dịch tài chính bao gồm băng đăng ký và thủ tục rút tiền hàng ngày có thể giúp đảm bảo rằng tiền được kiểm soát và ghi lại đúng cách. Không ghi lại các giao dịch của bạn là một công thức chắc chắn để mất tiền kiếm được của bạn.