Cách thiết lập kiểm soát nội bộ mạnh mẽ đối với tổ chức phi lợi nhuận

Các tổ chức phi lợi nhuận cung cấp dịch vụ cho con người và công cộng trong nhiều lĩnh vực. Để tài trợ cho các dịch vụ và chương trình, nhiều tổ chức phi lợi nhuận thu hút và chấp nhận quyên góp từ công chúng hoặc xin tài trợ từ các quỹ và chính phủ. Kiểm soát nội bộ mạnh mẽ là điều cần thiết cho các tổ chức sử dụng tiền công. Những kiểm soát này giúp ngăn ngừa gian lận và lạm dụng tiền, và chúng đóng một vai trò quan trọng trong tính toàn vẹn và chính xác của các báo cáo tài chính. Kiểm soát chặt chẽ cũng giúp các tổ chức phi lợi nhuận đạt tỷ lệ chấp nhận được giữa các khoản chi cho các hoạt động của chương trình và phân bổ cho hỗ trợ chương trình.

Cơ quan chi tiêu

Thiết lập các quyền cụ thể để ủy quyền cho tất cả các chi tiêu là một yếu tố thiết yếu để kiểm soát các quy trình tài chính của tổ chức. Trong một số tổ chức, thẩm quyền mua hoặc cam kết tài chính cần ít nhất hai chữ ký. Đây thường là của một nhân viên cấp cao, chẳng hạn như giám đốc điều hành của tổ chức, và một thành viên hội đồng quản trị hoặc giám đốc tài chính. Các thỏa thuận thay thế cung cấp kiểm soát hạn chế bao gồm các thỏa thuận mua hàng với giới hạn đô la được ủy quyền trước đây cho các nhà cung cấp cụ thể. Theo các sắp xếp này, tổ chức chỉ định các nhân viên được ủy quyền chi tiêu. Giới hạn đô la có thể áp dụng cho các loại chi tiêu hoặc cho tổng số tiền mua.

Nhiệm vụ tách biệt

Một tổ chức tìm cách duy trì kiểm soát tài chính tốt phải tách biệt các nhiệm vụ liên quan đến tài chính của mình, để mọi giao dịch tài chính đến và đi đều cần có nhiều người hoặc bộ phận hành động. Sự tách biệt này tạo ra các kiểm tra và số dư ngăn ngừa lỗi và gian lận. Riêng việc lưu giữ hồ sơ và tài liệu cho cả thu nhập và chi tiêu từ việc ủy ​​quyền nhận hoặc giải ngân tiền. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các chức năng tổ chức như bảng lương. Với sự kiểm soát mạnh mẽ, người hoặc bộ phận ủy quyền việc làm cho tổ chức không có thẩm quyền xử lý dữ liệu bảng lương và phát hành bảng lương cho nhân viên.

Tiêu chuẩn hiệu quả

Kế thừa trong nhiệm vụ đã nêu của mọi tổ chức phi lợi nhuận là cam kết quản lý tốt các quỹ mà họ chấp nhận để hỗ trợ các chương trình của mình. Charity Navigator chỉ ra rằng sự khác biệt về chi phí hoạt động cho các tổ chức phi lợi nhuận tạo ra một tỷ lệ chi phí khác nhau, nhưng 70% phi lợi nhuận chi 75% hoặc nhiều hơn ngân sách của họ cho các hoạt động của chương trình và 90% chi tiêu ít nhất 65%. Các tổ chức dành ít hơn một phần ba tổng ngân sách của họ cho các hoạt động của chương trình là không hiệu quả và có thể không xứng đáng với sự tin tưởng của công chúng, theo ý kiến ​​của Charity Navigator. Hội đồng quản trị của các tổ chức phi lợi nhuận lớn và nhỏ phải thực hiện kiểm soát ngân sách để giữ chi tiêu của tổ chức cho các hoạt động hỗ trợ thấp hơn chi phí cho các hoạt động của chương trình. Đánh giá hàng tháng và kiểm toán nội bộ thường xuyên các giao dịch tài chính của tổ chức cho phép hội đồng quản trị giám sát việc tuân thủ các tiêu chuẩn tỷ lệ ngân sách.

Chi phí cho phép

Một ngân sách chi phí được phê duyệt xác định rõ ràng chi phí cho phép là một cơ chế kiểm soát nội bộ giúp các tổ chức phi lợi nhuận đáp ứng các tiêu chuẩn hiệu quả và hướng dẫn của nhà tài trợ. Khi các tổ chức chấp nhận các quỹ công hoặc tư, ​​các chi phí được tính cho khoản tài trợ phải khớp với một chi tiết đơn hàng trong ngân sách mà tổ chức cung cấp cho nhà tài trợ hoặc nhà tài trợ. Văn phòng tài chính của tổ chức thường có trách nhiệm duy trì các kiểm soát chi tiết đơn hàng nghiêm ngặt. Kiểm toán bên ngoài bởi một bên độc lập cung cấp lớp giám sát bổ sung cần thiết để xác minh phân bổ chi tiêu của tổ chức cho các chi tiết đơn hàng ngân sách được phép.