Ví dụ về kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính

Kiểm soát nội bộ là các chính sách bạn đưa ra để giữ cho báo cáo tài chính của công ty bạn chính xác. Nếu bạn bán cổ phần ra công chúng, kiểm soát nội bộ là bắt buộc trong nhiều thập kỷ. Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002 đã tăng cường kiểm soát. Miễn là bạn tuân thủ luật pháp, bạn có thể tự do phát triển các biện pháp kiểm soát nội bộ phù hợp với nhu cầu của công ty bạn.

Sự phân chia nhiệm vụ

Phân chia trách nhiệm cho kiểm soát nội bộ là điều cần thiết. Ví dụ: nếu một người điều hành máy tính tiền cho ca làm việc, bạn muốn có ít nhất một người khác kiểm tra cho đến khi kết thúc. Đó không chỉ là vấn đề ngăn chặn gian lận. Ngay cả khi nhân viên thu ngân trung thực, hai bộ mắt có cơ hội bắt lỗi tốt hơn.

Một ví dụ khác về trách nhiệm được chia là yêu cầu hai người thực hiện mua hàng: một dấu hiệu kiểm tra, một dấu hiệu cho phép mua hàng. Điều đó làm giảm cơ hội cho một nhân viên tham ô, bằng cách viết một tấm séc cho các mặt hàng không tồn tại.

Ngăn chặn và phát hiện

Một số kiểm soát nội bộ khiến mọi người khó phạm tội gian lận hơn. Kiểm soát truy cập vào phần mềm kế toán và hồ sơ kỹ thuật số của bạn là một cách để làm điều này. Nếu bạn chỉ có một vài người có thể nhập dữ liệu, bạn sẽ chỉ có một vài người có thể thay đổi dữ liệu đó.

Các kiểm soát khác tập trung vào việc bắt lỗi, ví dụ, bằng cách so sánh hai bộ hồ sơ độc lập cho một bộ giao dịch. Ví dụ kinh điển là cân bằng sổ séc của bạn: nếu bảng sao kê ngân hàng không khớp với sổ cái của bạn, hãy tìm kiếm một lý do. Kết hợp biên lai giao hàng với thanh toán của nhà cung cấp là một phương pháp khác.

Giám sát hiệu suất cũng có thể là một cách để phát hiện lỗi. Nếu dòng tiền trong quý khác với ngân sách bạn đã dự trù, lý do có thể là chi phí hoặc thu nhập bất ngờ. Nó cũng có thể là một người nào đó đã gây ra một lỗi lớn trong việc nhập dữ liệu hàng quý.

Kiểm soát các điều khiển

Nó không đủ để thiết lập các quy tắc cho kiểm soát nội bộ. Bạn cần đi thêm một dặm để xác định xem các điều khiển nội bộ này có hoạt động không. Kiểm tra và giám sát nội bộ định kỳ nên xem xét liệu nhân viên có tuân thủ các biện pháp kiểm soát nội bộ hay liệu họ có tìm cách khắc phục chúng hay không. Nếu ngoại lệ và vấn đề tăng lên, nhân viên có báo cáo những vấn đề này không? Nếu bạn có doanh thu nhân viên, các nhân viên mới có được tóm tắt đúng theo yêu cầu kiểm soát của bạn không? Đây là một trong những vấn đề bạn cần chuẩn bị.

Điểm yếu về vật chất

Khi Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch xem xét sự tuân thủ của các công ty với Sarbanes-Oxley, có rất ít sai sót. Nếu bạn thậm chí có một điểm yếu nghiêm trọng trong kiểm soát nội bộ, điều đó làm mất hiệu lực toàn bộ hệ thống kiểm soát.

Giả sử rằng các kiểm soát nội bộ của bạn có một yêu cầu, đó là khi các bộ phận khác nhau chuyển hàng tồn kho, họ phải đối chiếu các tài khoản hàng tháng. Tuy nhiên, bạn không có một quy trình đảm bảo rằng điều này sẽ xảy ra. Trong con mắt của SEC, đó là một lỗ hổng nghiêm trọng. Ngay cả khi tài khoản của bạn là chính xác, khả năng xảy ra lỗi hoặc gian lận không bị phát hiện là quá cao.