Ví dụ về các mục tiêu chiến lược trong quản lý dự án

Quản lý dự án bao gồm lập kế hoạch và giám sát tất cả các khía cạnh của một kế hoạch từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Các yếu tố chiến lược của một kế hoạch dự án thành công thường liên quan đến việc thiết lập các tham số cụ thể, phân công nhiệm vụ và phát triển các bước để thực hiện. Nó cũng bao gồm phát triển các biểu đồ quy trình công việc để theo dõi tất cả các yếu tố của các thành phần kế hoạch cá nhân và tạo ra một cách tiếp cận giám sát để theo dõi tiến độ.

Đặt mục tiêu

Mục tiêu chiến lược quan trọng hàng đầu của việc quản lý một kế hoạch dự án là phác thảo các mục tiêu dự án. Điều này có nghĩa là xác định lý do tại sao dự án là cần thiết và kết quả mong muốn là gì. Ví dụ: nếu bạn có kế hoạch dự án phát triển bản tin khách hàng mới, mục tiêu có thể là tạo ra một phương tiện giúp duy trì các kênh liên lạc giữa công ty của bạn và người tiêu dùng. Một kết quả được dự đoán có thể bao gồm duy trì hoạt động kinh doanh lặp lại, bán hết khách hàng hiện tại và xây dựng thương hiệu cho công ty của bạn.

Mục tiêu hoàn thành

Khi các mục tiêu được thiết lập, mục tiêu chiến lược tiếp theo là tạo ra một biểu đồ quy trình làm việc chi tiết cách tiến hành thực hiện các mục tiêu. Điều này thường đòi hỏi một cách tiếp cận từng bước. Sử dụng cùng một ví dụ bản tin, để hoàn thành mục tiêu tạo ra một hình thức giao tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng của mình đòi hỏi các bước hành động của việc thiết kế mẫu và bố cục, tạo các loại bản tin và phát triển và biên tập lịch. Các tập hợp con của các bước riêng lẻ có thể bao gồm phân công nhiệm vụ, thiết lập các mốc thời gian và chỉ định chi tiêu ngân sách.

Duy trì giám sát

Hầu hết các dự án kinh doanh nhỏ liên quan đến một số nhân viên làm việc cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung. Mục tiêu của quản lý dự án tốt là chọn đúng người cho dự án và giám sát họ để đảm bảo họ có thể hoạt động hiệu quả cùng nhau như một nhóm. Yêu cầu báo cáo tiến độ thường xuyên và tổ chức các cuộc họp nhóm dự án một cách thường xuyên để đảm bảo mọi người đều hoạt động với cùng một thông tin.

Duy trì ngân sách

Hầu hết các ngân sách doanh nghiệp nhỏ là hữu hạn về bản chất, và chi phí đáng kể vượt quá trong kế hoạch dự án có thể gây bất lợi về tài chính. Duy trì ngân sách liên quan đến sự siêng năng tại điểm ước tính của kế hoạch dự án, cũng như thông qua việc thực hiện các bước khác nhau. Vượt quá ngân sách có thể có khả năng buộc loại bỏ một số yếu tố chính của dự án hoặc gây nguy hiểm cho dự án hoàn toàn.

Thời hạn họp

Một dự án với nhiều thành phần vẫn đi đúng hướng với thời hạn được lựa chọn cẩn thận cho các giai đoạn khác nhau của dự án. Đáp ứng thời hạn trong khi hoàn thành kế hoạch dự án là điều cần thiết để giữ cho doanh nghiệp nhỏ của bạn đi đúng hướng. Bất cứ điều gì làm trì hoãn thời gian biểu của dự án đều có khả năng tác động tiêu cực đến khả năng tồn tại của dự án. Siêng năng và giám sát thay mặt người quản lý dự án có thể đảm bảo rằng các nhiệm vụ lập kế hoạch dự án nằm trong ngân sách.