Nguyên tắc Liên bang về Giữ chân Nhân viên W-4

Một nhân viên nộp W-4 cho chủ lao động để thiết lập khấu trừ thuế thu nhập từ thu nhập. Chủ lao động sau đó giữ biểu mẫu này trong hồ sơ nhân sự của nhân viên. Dịch vụ doanh thu nội bộ khuyên nhân viên cập nhật khấu trừ thu nhập nếu hoàn cảnh cá nhân thay đổi. Thực hiện theo các hướng dẫn của liên bang để giữ chân nhân viên W-4 tại doanh nghiệp nhỏ của bạn để đảm bảo rằng việc lưu trữ hồ sơ của bạn là đầy đủ, hợp pháp và đầy đủ.

Tài liệu khấu trừ thuế thu nhập liên bang

Chính phủ liên bang bao gồm nhiều loại tài liệu trong nhóm các tài liệu giữ lại mà chủ nhân phải giữ lại. Theo một ấn phẩm Automatic Data Treatment Inc., nhà tuyển dụng phải giữ lại tất cả các hồ sơ liên quan đến thanh toán của nhân viên, báo cáo thuế và tiền gửi. Nhiệm vụ này bao gồm các khoản thuế của Đạo luật thuế thất nghiệp liên bang, An sinh xã hội, Medicare và Liên bang. Theo các hướng dẫn này, chủ lao động phải giữ lại các mẫu W-4 theo yêu cầu của liên bang.

Thời gian lưu giữ

Thời hạn lưu giữ cho các mẫu W-4 là tối thiểu bốn năm sau ngày thuế đến hạn hoặc được trả - bất kể ngày nào muộn hơn. Yêu cầu này không chỉ áp dụng cho các mẫu W-4 mà còn cho tất cả các hồ sơ thuế việc làm thuộc sở hữu của chủ nhân. Bốn năm là một hướng dẫn tối thiểu.

Định dạng duy trì

Chủ lao động có thể giữ các mẫu W-4 ở định dạng giấy hoặc điện tử, bất kỳ định dạng nào mà chủ lao động thích. Dịch vụ doanh thu nội bộ cho phép nhà tuyển dụng lưu trữ hồ sơ thuế điện tử trên đĩa CD-ROM hoặc ổ cứng máy tính để tiết kiệm dung lượng. Bản ghi điện tử phải xác định tài liệu nguồn và W-4 phải có thể in và dễ đọc.

Nguyên tắc nhà nước

Hướng dẫn của tiểu bang khác nhau, nhưng nhiều yêu cầu bổ sung và phản ánh. Người sử dụng lao động phải tuân theo các hướng dẫn của tiểu bang cho trạng thái áp dụng của doanh nghiệp. Thời gian lưu giữ tối thiểu từ không có đối với các tiểu bang như Nevada và Tennessee đến sáu năm đối với Michigan và tám năm đối với Minnesota. Nếu tiểu bang của người sử dụng lao động có yêu cầu duy trì lâu hơn yêu cầu của liên bang, người sử dụng lao động phải tuân thủ yêu cầu của tiểu bang.

Vứt bỏ W-4

Sau khi thời hạn lưu giữ kết thúc, Đạo luật giao dịch tín dụng chính xác và công bằng yêu cầu người sử dụng lao động xử lý các chứng từ thuế một cách hiệu quả. Ủy ban Thương mại Liên bang đề nghị các chủ lao động đốt, nghiền hoặc băm nhỏ các tài liệu thuế ở định dạng giấy. Chủ nhân lưu trữ tài liệu thuế trên phương tiện điện tử phải hủy hoặc xóa hoàn toàn thông tin để không ai có thể đọc hoặc tái tạo lại thông tin đó.