Năm đặc điểm chung của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Một thực tế đáng tiếc của cuộc sống kinh doanh là các công ty, lớn và nhỏ, cần phải cảnh giác với gian lận. Một trong những cách bạn có thể làm là thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ, đề cập đến các bước mà doanh nghiệp của bạn có thể thực hiện để phát hiện và ngăn chặn các hoạt động gian lận của quản lý và nhân viên. Quá trình bắt đầu với việc đánh giá các yếu tố rủi ro của bạn, trước khi quyết định những bước bạn có thể thực hiện để giảm rủi ro gian lận.

tiền boa

• Một hệ thống kiểm soát nội bộ bảo vệ chống gian lận của người quản lý và nhân viên tại một công ty, và bao gồm tập trung vào tính toàn vẹn của quản lý, năng lực của nhân viên, lưu giữ hồ sơ, nhiệm vụ riêng biệt và các biện pháp bảo vệ hệ thống khác.

Giao tiếp quản lý liêm chính

Tính cách đạo đức của các nhà quản lý tại doanh nghiệp của bạn đặt ra âm điệu chung cho nơi làm việc, nhưng các thủ tục cụ thể là cần thiết để truyền đạt kỳ vọng về cách thức phù hợp để thực hiện kinh doanh. Quản lý toàn vẹn được truyền đạt tới người lao động thông qua sổ tay nhân viên và hướng dẫn thủ tục. Những ấn phẩm tương tự cũng cung cấp cho nhân viên đào tạo cần thiết về chính sách của công ty và các hành vi dự kiến. Tuy nhiên, việc thực thi chính sách của ban quản lý liên quan đến an ninh tài chính và tránh gian lận là chỉ số chính cho cam kết của một tổ chức đối với hệ thống kiểm soát nội bộ thành công.

Duy trì nhân sự có năng lực

Tuyển dụng và giữ chân nhân viên có thẩm quyền giúp doanh nghiệp ghi lại đúng các giao dịch kế toán từ năm này sang năm khác bằng cách cung cấp sự nhất quán. Một kế toán viên được đào tạo kém, chẳng hạn, có thể thực hiện các mục không chính xác có thể là sai lầm vô tội hoặc có thể có sự xuất hiện của gian lận. Trong cả hai trường hợp, các mục nhập sai nên tránh bất cứ khi nào có thể.

Việc giữ chân nhân viên làm tăng khả năng so sánh của hồ sơ tài chính từ năm này sang năm khác. Hơn nữa, niềm tin của kiểm toán viên vào hồ sơ kế toán cơ bản tăng lên khi anh ta quan sát độ tin cậy của nhân viên của tổ chức. Điều này đến lượt nó làm giảm đánh giá của kiểm toán viên về rủi ro sai lệch trọng yếu trong báo cáo tài chính của đơn vị.

Sự phân chia nhiệm vụ

Phân biệt nhiệm vụ đúng đắn là một thành phần quan trọng của kiểm soát nội bộ vì nó làm giảm nguy cơ sai lầm và hành động không phù hợp. Một hệ thống hiệu quả phân tách các chức năng có thẩm quyền, kế toán và giám sát. Chẳng hạn, một nhân viên mở thư đến, một người thứ hai chuẩn bị phiếu gửi tiền cho các khoản thu hàng ngày, trong khi một khoản tiền gửi thứ ba nhận trong ngân hàng. Kiểu phân chia nhiệm vụ này ngăn chặn cơ hội của bất kỳ nhân viên nào phải lấy tiền đến không đúng.

Bảo trì hồ sơ

Giữ hồ sơ thích hợp đảm bảo rằng tài liệu tồn tại cho mỗi giao dịch kinh doanh. Quản lý hồ sơ liên quan đến việc lưu trữ, bảo vệ và cuối cùng phá hủy các hồ sơ hữu hình hoặc điện tử. Dự phòng hệ thống là quan trọng; sao lưu thích hợp ngăn cản nhân viên hoặc người quản lý tạo giao dịch ảo trong hồ sơ kế toán cơ bản. Một chương trình quản lý hồ sơ tốt giúp giảm chi phí vận hành, cải thiện hiệu quả và giảm thiểu rủi ro kiện tụng.

Bảo vệ vật lý và vô hình

Bảo vệ giữ nhân viên trái phép truy cập vào tài sản của công ty có giá trị. Các biện pháp bảo vệ là vật lý, chẳng hạn như khóa trên cửa hoặc vô hình, chẳng hạn như mật khẩu phần mềm máy tính và là một tính năng cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức. Nhiều chủ doanh nghiệp theo bản năng bảo vệ hàng tồn kho, tiền mặt và vật tư. Tuy nhiên, séc trắng, giấy tiêu đề của công ty và tem chữ ký là những mặt hàng đòi hỏi phải bảo vệ nhưng thường bị bỏ qua.