Chính sách & thủ tục tài sản cố định

Tài sản cố định đôi khi đại diện cho các khoản đầu tư lớn nhất cho một doanh nghiệp, vì vậy mọi chủ doanh nghiệp nên dành thời gian để phát triển các chính sách và thủ tục tài sản cố định. Chính sách tài sản cố định cần giải quyết từng bước trong vòng đời của tài sản cố định, từ giai đoạn lập kế hoạch mua hàng đến nghỉ hưu và xử lý tài sản khi hết thời gian sử dụng.

Quy trình phê duyệt và giới hạn chi tiêu

Bởi vì tài sản cố định là các khoản đầu tư dài hạn và thường tốn kém, chủ doanh nghiệp nên thiết lập giới hạn chi tiêu cần có sự chấp thuận bổ sung từ một nhân viên công ty cấp cao hơn. Các mục phổ biến được yêu cầu bởi quản lý cấp trên trong quy trình phê duyệt tài sản cố định là một lá thư nêu rõ lý do mua tài sản cố định là cần thiết, ước tính chi phí từ ba nguồn (nếu có thể) và mô tả chi tiết về sự khác biệt giữa các sản phẩm.

Theo dõi và theo dõi tài sản

Nếu công ty của bạn có nhiều tài sản cố định cùng loại, chẳng hạn như máy tính và thiết bị ngoại vi, bạn nên đầu tư vào thẻ tài sản và gán cho mỗi tài sản cố định một số tài sản duy nhất. Tại văn phòng tại nhà, bạn nên duy trì một danh sách tổng thể của tất cả các tài sản cố định và vị trí chính xác của tài sản. Việc gắn thẻ và theo dõi tài sản cố định đặc biệt quan trọng nếu bạn có nhiều địa điểm kinh doanh hoặc nếu nhân viên của bạn sử dụng thiết bị trên các trang web việc làm. Mỗi khi một nhân viên di chuyển một tài sản cố định đến một vị trí văn phòng hoặc nơi làm việc khác nhau, sự lưu ý cần được lưu ý trên nhật ký tài sản cố định.

Đăng ký sản phẩm

Hầu hết các tài sản cố định đi kèm với bảo hành của nhà sản xuất. Tất cả tài sản cố định phải được đăng ký với nhà sản xuất và bất kỳ nhân viên nào sử dụng tài sản đó phải được cung cấp các yêu cầu của nhà sản xuất để duy trì tuân thủ bảo hành. Thông tin bảo hành trên tất cả các tài sản cố định nên được lưu trữ ở một vị trí trung tâm để dễ dàng truy cập trong trường hợp bạn cần bảo hành.

Kế toán tài sản cố định

Tài sản cố định, theo định nghĩa của Dịch vụ doanh thu nội bộ, các mặt hàng có thời gian sử dụng hơn một năm. Do tài sản không được doanh nghiệp tiêu thụ trong năm đã mua, IRS yêu cầu doanh nghiệp phải trả một phần chi phí của tài sản trong suốt vòng đời hữu ích của họ theo chỉ định của IRS. Quá trình chi phí được gọi là khấu hao. Vì tính toán khấu hao có thể phức tạp, chủ sở hữu công ty nên đầu tư vào phần mềm duy trì danh sách tài sản cố định và tính khấu hao.

Nghỉ hưu tài sản cố định

Chủ doanh nghiệp nên cung cấp cho nhân viên một chính sách cho nghỉ hưu tài sản cố định. Khi một tài sản cố định trở nên lỗi thời, thông báo thích hợp phải đến nhân viên duy trì nhật ký tài sản cố định để tài sản có thể được xóa khỏi nhật ký và số thẻ đã nghỉ hưu. Bộ phận kế toán phải nhận thức được việc thu hồi tài sản cố định để loại bỏ tài sản khỏi lịch trình khấu hao và thực hiện các mục nhật ký thích hợp vào sổ kế toán tổng hợp. Thông báo chính xác phải bao gồm số theo dõi tài sản cố định, mô tả về tài sản và bất kỳ số tiền thu được từ việc bán tài sản nếu nó được bán.