Các yếu tố cơ bản của giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp kinh doanh xuất hiện dưới nhiều hình thức trong một tổ chức. Các công ty giao tiếp với khách hàng thông qua các trang web, báo cáo hoặc định kỳ. Thông tin liên lạc nội bộ bao gồm điện thoại, thư thoại, bản tin công ty và hệ thống email trong nhà, để nêu tên một số. Trong mọi trường hợp, cho dù giao tiếp kinh doanh là nội bộ hay bên ngoài công ty, ba yếu tố cơ bản cho sự thành công của nó là sự rõ ràng, cấu trúc và hiểu biết đối tượng của bạn.

Trong trẻo

Viết hoặc giao tiếp với sự rõ ràng có lẽ là yếu tố quan trọng nhất của giao tiếp. Truyền thông kinh doanh hiệu quả đi thẳng vào vấn đề, nói chính xác những gì có nghĩa mà không cần nói hai lần và được truyền đạt bằng các thuật ngữ đơn giản nhất có thể. Sử dụng các ngôn ngữ thông dụng, thay vì các từ viết tắt công nghiệp chỉ được biết đến với một số ít, làm cho giao tiếp có sẵn hơn cho người nghe hoặc người đọc và dễ hiểu.

Kết cấu

Giống như kể chuyện hay, giao tiếp kinh doanh đòi hỏi một sự khởi đầu, một giữa và một kết thúc. Theo cấu trúc logic này là dễ dàng cho người đọc hoặc người nghe, vì nó là một trong đó hầu hết mọi người đã được dạy để hiểu. Sử dụng cấu trúc này cho bất kỳ loại phương tiện truyền thông, báo cáo, email hoặc thư thoại; cũng sử dụng nó trong các cuộc họp của công ty. Hãy cô đọng và tránh nói quá nhiều, và thông điệp của bạn sẽ được gửi qua.

Thính giả

Hiểu đối tượng của bạn. Khi bạn giao tiếp với khách hàng, hãy chọn ngôn ngữ mà anh ấy sẽ hiểu, thay vì thuật ngữ nằm ngoài kiến ​​thức của anh ấy. Khái niệm tương tự được áp dụng khi nói chuyện với các đồng nghiệp hoặc các thành viên khác trong nhóm. Từ viết tắt có thể tiết kiệm không gian, nhưng hầu hết mọi người sẽ không biết ý nghĩa của chúng; kết quả truyền thông bằng văn bản trông giống như súp bảng chữ cái. Địa chỉ chủ đề của bạn cho khán giả của bạn - không buộc khán giả của bạn phù hợp với chủ đề.

Tính nhất quán

Hãy nhất quán trong giao tiếp của bạn; không có lập trường đối lập, chỉ phục vụ để gây nhầm lẫn cho người nghe hoặc người đọc. Chọn khía cạnh của vấn đề mà bạn dự định trở lại và gắn bó với nó. Sử dụng giọng nói và phong cách nhất quán giúp khán giả tham gia vào thông điệp và phát triển niềm tin vào công ty hoặc sản phẩm của bạn. Mọi người khó có thể tin tưởng vào thông tin chứa trong một thông điệp không nhất quán hoặc mâu thuẫn.

Trung bình

Sử dụng phương tiện phù hợp để giải quyết đối tượng của bạn. Nếu tin nhắn gọi cho một lá thư cá nhân hoặc một email, hãy sử dụng phương tiện đó cho tin nhắn. Tuy nhiên, nếu nó yêu cầu giao tiếp bằng giọng nói hoặc giao tiếp trực tiếp, thì email là lựa chọn sai. Phương tiện được sử dụng cho giao tiếp kinh doanh cho vay tin cậy vào tin nhắn, vì vậy hãy gắn bó với phương tiện hỗ trợ tin nhắn.