Quy tắc GAAP cho nợ xấu

Khi bạn sở hữu một doanh nghiệp, bạn muốn nghĩ rằng mọi khách hàng nợ tiền của bạn sẽ trả đầy đủ. Tuy nhiên, trên thực tế, một tỷ lệ nhất định khách hàng có thể sẽ mặc định về nghĩa vụ của họ. Nhận thức được điều này, các chuẩn mực kế toán tài chính được gọi là GAAP - các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung - bao gồm các thủ tục để ước tính, báo cáo và cuối cùng là xóa nợ xấu.

Những tài khoản có thể nhận được

Khi khách hàng nợ tiền kinh doanh của bạn, khoản nợ đó được liệt kê trên bảng cân đối kế toán của bạn dưới dạng tài sản, được gọi là các khoản phải thu hoặc "A / R". Theo GAAP, thỉnh thoảng bạn phải đánh giá các khoản phải thu còn nợ của mình - giả sử, mỗi năm một lần hoặc mỗi quý một lần - và đưa ra ước tính về tổng số tiền bạn nghĩ có thể bạn sẽ không thể thu thập được. Các công ty thực hiện ước tính của họ dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ.

Chi phí nợ xấu

Theo GAAP, khi bạn bán hàng cho khách hàng, bạn sẽ nhận ra ngay doanh thu trên báo cáo thu nhập của mình - ngay cả khi khách hàng không thanh toán ngay lập tức. Khi bạn không thể thu thập trên tài khoản của khách hàng, bạn phải báo cáo chi phí để bù đắp doanh thu bạn đã báo cáo tại thời điểm bán. Điều này được gọi là "chi phí nợ xấu." Nhưng đây là nơi mà nó trở nên khó khăn: Bạn đừng đợi tài khoản bị hỏng trước khi báo cáo chi phí. Thay vào đó, bạn báo cáo chi phí dựa trên ước tính bạn đã đạt được khi phân tích các khoản phải thu của mình. Giả sử bạn có 50.000 đô la A / R và phân tích của bạn cho thấy 1.500 đô la sẽ không thể thu được. GAAP yêu cầu bạn báo cáo rằng 1.500 đô la chi phí nợ xấu ngay lập tức. Bạn không biết tài khoản cụ thể nào sẽ xấu đi - nhưng bạn biết rằng một số sẽ, và GAAP khẳng định rằng báo cáo tài chính của bạn phản ánh điều đó.

Trợ cấp cho các tài khoản đáng ngờ

Được kết hợp với các tài khoản phải thu trong sổ sách của một công ty thông thường là một tài khoản đặc biệt được gọi là "trợ cấp cho các tài khoản nghi ngờ" hoặc "trợ cấp cho các tài khoản không thể kiểm soát". Đây là "tài sản contra", nghĩa là nó bù đắp số dư trong tài khoản tài sản khác - trong trường hợp này là A / R. Số tiền bạn báo cáo là chi phí nợ xấu đi vào khoản trợ cấp này. Tiếp tục với ví dụ này, bạn sẽ có số dư khoản phải thu là 50.000 đô la với khoản trợ cấp 1.500 đô la. Theo GAAP, bảng cân đối kế toán của bạn phải báo cáo A / R "mạng lưới trợ cấp." Vì vậy, bảng cân đối kế toán của bạn sẽ hiển thị các khoản phải thu ròng là 48.500 đô la.

Viết tắt

Tại một số điểm, bạn thực sự sẽ coi một tài khoản không thể kiểm soát. Khi điều đó xảy ra, bạn "xóa sổ" tài khoản. Giả sử bạn quyết định rằng một khoản nợ 100 đô la cụ thể là không thể thu được. Đầu tiên, bạn giảm khoản phải thu của mình xuống 100 đô la. Bạn cũng giảm trợ cấp cho các tài khoản nghi ngờ 100 đô la. Vì vậy, trong ví dụ, số dư tài khoản của bạn sẽ giảm xuống còn 49.900 đô la, trong khi khoản trợ cấp sẽ giảm xuống còn 1.400 đô la. Tuy nhiên, lưu ý rằng các khoản phải thu ròng của bạn vẫn giữ nguyên: 49.900 đô la - 1.400 đô la = 48.500 đô la. Việc xóa sổ này chỉ diễn ra trên bảng cân đối kế toán. Bạn đã báo cáo chi phí nợ xấu, do đó không có tác động đến báo cáo thu nhập.

Điều chỉnh

Nếu vẫn còn tiền "dư" trong khoản trợ cấp tài khoản đáng ngờ vào lần tới khi bạn xem lại A / R, bạn có thể báo cáo chi phí nợ xấu nhỏ hơn. Ví dụ: giả sử khoản trợ cấp còn lại $ 500 khi bạn tiến hành đánh giá thường xuyên. Nếu bạn xác định rằng 1.300 đô la trong tài khoản của bạn là không thể kiểm soát được, bạn chỉ cần báo cáo chi phí nợ xấu 800 đô la, để có được khoản trợ cấp trở lại mức 1.300 đô la cần thiết. Mặt khác, nếu khoản trợ cấp của bạn hết nhanh hơn dự kiến ​​giữa các đánh giá và bạn cần xóa nợ xấu nhiều hơn, bạn sẽ cần phải bổ sung khoản trợ cấp bằng cách lấy thêm một khoản chi phí nợ xấu ngay lập tức.