Hướng dẫn thiết kế chương trình họp

Một chương trình họp phải là một tài liệu rõ ràng, dễ đọc, đưa ra chương trình nghị sự cho một cuộc họp theo cách mà những người tham dự cuộc họp có thể làm theo. Bạn có thể bị cám dỗ để làm cho nó trực quan thú vị, với một số phông chữ và phong cách bố trí sôi nổi; tuy nhiên, điều này có thể gây mất tập trung và nhầm lẫn. Hãy xem xét một vài hướng dẫn chuyên nghiệp khi thiết kế chương trình họp tiếp theo của bạn.

Xóa bố cục

Bố cục cho một chương trình họp nên rõ ràng và không lộn xộn. Người tham dự cuộc họp không cần phải tìm kiếm thông tin cần thiết để tuân theo chương trình nghị sự cũng như không phải điều hướng qua một loạt các hộp, hình ảnh và các yếu tố thiết kế khác. Giữ bố cục đơn giản và sạch sẽ. Bao gồm nhiều khoảng trắng và chỉ một vài yếu tố thiết kế để tạo cho nó một chút tinh tế.

Thông tin viết tắt

Chương trình nghị sự không phải là nơi cung cấp thông tin chi tiết; để dành điều đó cho cuộc họp Thay vào đó, chỉ đưa ra một hoặc hai dòng về chủ đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp vì chương trình nghị sự chỉ là một hướng dẫn cho người tham dự. Bao gồm thông tin viết tắt trong bố cục và sau đó cho phép người chịu trách nhiệm về mục chương trình nghị sự mở rộng về chủ đề khi đến lượt nói chuyện.

Phông chữ đơn giản

Bạn có thể bị cám dỗ để thêm một số pizzazz vào chương trình họp với một phông chữ vui nhộn. Tuy nhiên, điều này làm mất tập trung của tài liệu, đó là chương trình nghị sự của cuộc họp. Nó cũng có thể khó đọc đối với một số người. Một phông chữ đơn giản, như Times New Roman, Arial hoặc Helvetica, được sử dụng ở loại 11 hoặc 12 điểm, là một lựa chọn hiệu quả cho chương trình họp chuyên nghiệp.

Xem xét bổ sung

Bao gồm một yếu tố thời gian, chẳng hạn như năm hoặc 10 phút, cho mỗi mục chương trình nghị sự trên tài liệu để cung cấp hướng dẫn về thời gian mỗi người thuyết trình nên nói chuyện. Đảm bảo tổng số phút cho mỗi mục không vượt quá thời gian được phân bổ cho cuộc họp. Cũng bao gồm tên tương ứng của người chịu trách nhiệm cho mục chương trình nghị sự để giảm bớt sự nhầm lẫn khi cuộc họp diễn ra.