Thủ tục đặt phòng khách sạn

Các khách sạn thường chảy tiền vì quy trình đặt phòng của họ không được lên kế hoạch tốt, điều này có thể khiến khách nản lòng và khiến họ phải tìm một nơi khác để ngủ. Đặt phòng là dòng doanh thu đáng tin cậy nhất cho nhiều khách sạn và chúng ảnh hưởng đến mọi thứ, từ tỷ suất lợi nhuận đến nhân sự. Đảm bảo rằng khách có được chỗ ở khi họ mong đợi là cách dễ nhất để khách sạn giảm khiếu nại và tăng sự hài lòng của khách.

Tìm phòng

Khi một khách gọi để yêu cầu một phòng cho một địa điểm và thời gian cụ thể, điều này được gọi là kiểm tra phòng trống. Hầu hết các khách sạn đều có một hệ thống quản lý cho biết nhân viên đặt phòng các loại và loại phòng có sẵn trong các khoảng thời gian nhất định và liệt kê giá cho các phòng đó. Thư ký đặt phòng, một khi họ đã tìm thấy một phòng cho khách, nên cung cấp một mô tả ngắn gọn về các cơ sở. Mô tả nên kể lại kích thước giường và số lượng giường trong phòng cùng với bất kỳ phòng đặc biệt nào được bao gồm, chẳng hạn như tủ lạnh hoặc ban công.

Yêu cầu và bảo lãnh

Một phần quan trọng của bất kỳ thủ tục đặt phòng khách sạn là lưu ý các yêu cầu đặc biệt để chúng được cung cấp đúng. Nếu một loại phòng cụ thể không có sẵn, ví dụ, khách sẽ đặt phòng cho một loại phòng khác và yêu cầu rằng sở thích ban đầu của họ được ghi nhận. Thay phiên, một khách có thể yêu cầu một cái cũi hoặc giường cuộn cho một đứa trẻ. Sau khi các phòng được giải quyết, khách thường được yêu cầu đảm bảo một phòng bằng thẻ tín dụng. Một số thủ tục khách sạn cho phép giữ tạm thời không có thẻ tín dụng trong kỳ vọng gửi tiền.

Chính sách và thủ tục

Vì các đặt phòng có nghĩa là để ngăn chặn một khách sạn bị bán quá mức, đảm bảo một khách tiềm năng hiểu các chính sách hủy đặt phòng có thể ngăn các phòng bị giữ không cần thiết. Tương tự như vậy, một vị khách nên biết thời gian anh ta có thể vào phòng và thời gian anh ta phải trả phòng. Thủ tục đặt phòng nên chỉ đạo nhân viên văn phòng trước để làm rõ những điều này cho khách trước khi hoàn thành đặt phòng. Một thủ tục đặt phòng tốt bao gồm các hướng dẫn về bãi đậu xe và bất kỳ khoản phí liên quan cũng như sự sẵn có của sân bay và giao thông công cộng.

Thủ tục xác nhận mạnh mẽ

Tóm tắt lại các đặt phòng có thể là phần quan trọng nhất của quá trình. Nó cho phép nhân viên đặt phòng đánh vần rõ ràng những gì cô ấy đã đánh dấu cho khách và cho khách nghe các điều khoản của phòng. Nhân viên khách sạn nên lặp lại loại phòng, với bất kỳ yêu cầu đặc biệt, ngày và ngày đến và đi, chi phí phòng và các chính sách bảo hành và hủy bỏ. Sau khi tất cả các thông tin được lặp lại và khách đồng ý, nhân viên đặt phòng cung cấp số xác nhận đặt phòng mà khách có thể sử dụng khi kiểm tra hoặc trong các cuộc gọi trong tương lai.