Cách ngụy trang tên và bảo mật báo cáo nhân sự

Bộ phận nhân sự là người bảo vệ và người gác cổng thông tin nhân viên, đó là lý do tại sao nhân viên nhân sự được giữ ở tiêu chuẩn bảo mật cao hơn. Khi nhân viên nhân sự tạo ra các báo cáo hoặc số liệu lực lượng lao động có chứa dữ liệu về từng nhân viên, việc bảo vệ thông tin nhận dạng là rất quan trọng. Nhân viên nhân sự tạo ra một số báo cáo cho các mục đích khác nhau; do đó, họ phải phát triển nhiều hơn một phương pháp để ngụy trang thông tin nhận dạng của nhân viên để đảm bảo bí mật.

Dữ liệu EEO

Các công ty sử dụng 50 công nhân trở lên và có ít nhất 50.000 đô la kinh doanh trong các hợp đồng liên bang được yêu cầu phải có một kế hoạch hành động khẳng định bằng văn bản. Sắc lệnh 11246 cũng bắt buộc theo dõi thông tin thu được từ người nộp đơn và nhân viên, chẳng hạn như chủng tộc, sắc tộc, khuyết tật và tình trạng cựu chiến binh. Thông tin này được gọi là dữ liệu cơ hội việc làm bình đẳng. Có hai cách để biên dịch dữ liệu EEO: báo cáo tổng hợp và báo cáo theo vị trí. Tên của người nộp đơn và nhân viên là không cần thiết cho một trong những báo cáo này; do đó, HR chỉ có thể định nghĩa lại tên hoặc sử dụng "xxxxx" để ngụy trang tên.

Báo cáo điều tra nhân sự

Nhân viên nhân sự thường tiến hành các cuộc điều tra để giải quyết các vấn đề tại nơi làm việc như phân biệt đối xử và quấy rối có khả năng vi phạm Tiêu đề VII của Đạo luật Dân quyền hoặc các luật khác mà Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng của Hoa Kỳ thi hành. Tất cả thông tin liên quan đến cuộc điều tra nên được giữ bí mật trong phạm vi có thể và được duy trì trong các tệp tách biệt với các tệp việc làm thông thường. Khi nhân viên phòng nhân sự hoàn thành cuộc điều tra của mình, cô ấy thường viết một tuyên bố bảo vệ vị trí của người sử dụng lao động để nộp cho EEOC. Tên của nhân viên đã cáo buộc rằng công ty có hành vi sử dụng lao động không công bằng và tên của các nhân chứng không thể được ngụy trang trong tuyên bố vị trí của công ty. Tên của nhân viên phải được tiết lộ cho EEOC. Tuy nhiên, nếu nhân viên phòng nhân sự phải tiết lộ cuộc điều tra cho bất kỳ ai ngoài EEOC hoặc phòng nhân sự, tên của nhân viên và nhân chứng có thể được ngụy trang thành "Nhân viên tính phí" và "Nhân chứng số 1", "Nhân chứng số 2", v.v. trên. Thuật ngữ "nhân viên thu phí" quen thuộc với những người hành nghề nhân sự.

Định danh

Sử dụng số nhận dạng đặc biệt cho các báo cáo nhân sự thường yêu cầu tên nhân viên, chẳng hạn như phân tích lương và vị trí. Thay thế tên của nhân viên bằng mã định danh kết hợp bốn chữ số cuối của số An sinh xã hội và ngày thuê. Ví dụ: một nhân viên được thuê vào ngày 15 tháng 12 năm 2012 và có bốn chữ số cuối của số An sinh xã hội của cô ấy là 5650, bạn có thể sử dụng số nhận dạng 121520125650 hoặc 1220125650 nếu tháng và năm sẽ đủ cho ngày thuê. Nếu bạn cần phân tích dữ liệu nhân viên để phân tích lương dựa trên giới tính, hãy thêm M hoặc F vào mã định danh, trừ khi chương trình CNTT của bạn chỉ cho phép các giá trị số. Trong trường hợp đó, sử dụng 0 và 1 để biểu thị nhân viên nam và nữ tương ứng.

Nhà tuyển dụng nhiều người

Nếu bạn cần phân tích dữ liệu nhân viên cho công nhân tại nhiều trang web, hãy gán một giá trị số cho từng vị trí công ty. Bạn có thể chỉ định các giá trị số theo thứ tự mỗi vị trí bắt đầu hoạt động. Ví dụ: nếu bạn đã mở các địa điểm ở Baltimore, Philadelphia và Virginia Beach, bạn có thể sử dụng 1, 2 và 3 sau mỗi định danh của nhân viên.

Xử lý báo cáo nhân sự

Điều cần thiết là bạn phải bảo vệ quyền lưu trữ dữ liệu của nhân viên và chỉ tiết lộ nó trên cơ sở cần biết. Nếu dữ liệu nhân sự của bạn là điện tử và phải có báo cáo do ai đó bên ngoài phòng nhân sự tạo ra, chẳng hạn như nhân viên CNTT, hãy đảm bảo rằng bạn yêu cầu người quản lý CNTT xử lý việc giao công việc cho một trong những nhân viên của cô ấy có ý thức trong việc che giấu việc nhận dạng nhân viên thông tin. Ngoài ra, hãy cân nhắc sử dụng bảo vệ mật khẩu và khóa các máy trạm và tủ hồ sơ để duy trì tính bảo mật của các báo cáo nhân sự, khuyên David Eisner, chủ tịch của nhà cung cấp dịch vụ CNTT và hỗ trợ mạng Datapawn, vào tháng 8 năm 2011, bài viết có tựa đề "Việc làm và không nên giữ bí mật Bảo mật dữ liệu nhân viên "trên trang web Infobox. Tương tự như vậy, nhân viên trong phòng nhân sự không cần biết thông tin nhân viên nhất định - chẳng hạn như trợ lý nhân sự có nhiệm vụ duy nhất là chào người nộp đơn và trả lời điện thoại - không nên xử lý dữ liệu nhân viên nhạy cảm.