Những danh mục nào tôi nên sắp xếp hóa đơn kinh doanh cho thuế?

Nếu bạn khấu trừ chi phí kinh doanh, bạn phải lưu giữ hồ sơ về các giao dịch được khấu trừ của mình để hỗ trợ hồ sơ thuế của bạn với Dịch vụ doanh thu nội bộ. Nhiều danh mục có thể được áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp nào, nhưng hãy làm việc với người khai thuế của bạn để tạo ra những danh mục cụ thể cho doanh nghiệp của bạn. Nộp hồ sơ của bạn thường xuyên trong một hệ thống tổ chức trong ít nhất ba năm sau ngày khai thuế hàng năm để hỗ trợ vị trí của bạn trong trường hợp kiểm toán.

Tài sản

Cho dù bạn điều hành một cửa hàng in hoặc là một nhà văn tự do tại nhà, bạn sẽ có tài sản cho phép bạn điều hành doanh nghiệp của mình và tạo thu nhập. Từ trạng thái thực đến máy tính xách tay đến máy móc sản xuất, các mặt hàng vé lớn bạn mua phải được ghi lại với ngày mua, số lượng và lý do sử dụng. Nếu bạn chọn chi tiêu các khoản này và tận dụng các khoản khấu hao, thông tin này sẽ được sử dụng để khám phá tỷ lệ khấu hao cho mặt hàng để bạn có thể được khấu trừ thuế.

Chi phí

Các khoản khấu trừ chi phí kinh doanh có thể được phân loại thành nhiều loại phụ trợ cho hoạt động kinh doanh của bạn, như quảng cáo, lệ phí và đăng ký, giải trí, mua hàng tồn kho và vật liệu, vật tư văn phòng, thuê hoặc thanh toán thế chấp, chi phí vận chuyển (bao gồm thanh toán phương tiện và bảo trì hàng năm) và các tiện ích, chẳng hạn như truy cập Internet. Nếu thông tin trên các biên lai là mơ hồ, hãy thêm tài liệu cẩn thận, chẳng hạn như ngày giao dịch, nó được dùng để làm gì và bạn đã trả bao nhiêu. Bao gồm ghi chú thêm vào biên lai mua hàng đặc biệt lớn để giúp bạn nhớ chi tiết về giao dịch. Quét biên lai của bạn để tiết kiệm không gian trong văn phòng của bạn.

Thu nhập

Dịch vụ doanh thu nội bộ muốn các chủ doanh nghiệp chứng minh rằng thu nhập của họ phù hợp với tờ khai thuế của họ. Giữ hồ sơ của tất cả các giao dịch cho thấy doanh nghiệp của bạn nhận được tiền từ khách hàng để đổi lấy dịch vụ hoặc sản phẩm. Hóa đơn, mẫu 1099-MISC cho các nhà thầu phụ, biên lai bán hàng và báo cáo tài khoản ngân hàng là những hồ sơ thu nhập phổ biến mà IRS tìm kiếm trong quá trình kiểm toán. Phân loại các loại thu nhập khác nhau mà bạn nhận được và hãy nhớ rằng bất kỳ giao dịch đổi hàng nào cũng yêu cầu biên lai, vì IRS coi việc trao đổi là thu nhập. Bạn có thể tiết kiệm không gian trong hệ thống lưu trữ của mình bằng cách quét các bản ghi và lưu các tệp điện tử trên ổ đĩa sao lưu, nhưng hãy nhớ thỉnh thoảng lưu trữ chúng trên DVD hoặc các phương tiện ngoại tuyến khác trong trường hợp hỏng ổ cứng hoặc mất cắp.

Nhân viên

Cho dù bạn thuê thực tập sinh viên hay giám đốc tài chính, bạn phải lưu giữ hồ sơ cẩn thận của tất cả các nhân viên đã nhận được tiền lương từ doanh nghiệp của bạn. IRS yêu cầu tất cả các nhà tuyển dụng phải lưu giữ những hồ sơ này trong ít nhất bốn năm và mỗi người nên bao gồm tiền lương được trả (bao gồm tiền boa và trợ cấp bên lề) cũng như ngày họ làm việc cho công ty của bạn. Những hồ sơ này có thể được sử dụng cho tất cả mọi thứ từ kiểm tra hồ sơ việc làm nếu một nhân viên cũ nộp đơn xin trợ cấp thất nghiệp, để làm bằng chứng trong một vụ kiện về thực tiễn việc làm của bạn.