Cách viết thư giới thiệu về một khoản tiền cần phi lợi nhuận

Các tổ chức phi lợi nhuận thường sử dụng trưng cầu trực tiếp trong các nỗ lực gây quỹ. Một lá thư giới thiệu là một lời mở đầu cho một đề xuất yêu cầu một khoản tài trợ cụ thể cho một nguyên nhân cụ thể. Bức thư nên được chi tiết, chính xác và sẽ cung cấp cho người đọc tất cả thông tin họ cần để đưa ra quyết định có học thức về việc có nên hỗ trợ tổ chức phi lợi nhuận thông qua đóng góp tài chính hay không. Bức thư cũng nên bao gồm các tệp đính kèm, chẳng hạn như tài liệu mô tả sứ mệnh và chương trình của tổ chức phi lợi nhuận.

Chuẩn bị thư chuyên nghiệp

Để có hiệu lực, một lá thư yêu cầu đóng góp tài chính nên được in trên tiêu đề thư của tổ chức phi lợi nhuận và gửi đến người thích hợp nhất trong tổ chức. Trước khi soạn thảo thư, hãy liên hệ với công ty bạn tương ứng và hỏi tên của cá nhân chịu trách nhiệm đánh giá các yêu cầu quyên góp. Đây có thể là một giám đốc quan hệ cộng đồng, một nhà quản lý từ thiện hoặc, trong các công ty lớn hơn, một giám đốc đóng góp từ thiện. Địa chỉ thư cho người thích hợp sẽ làm tăng tỷ lệ cược của yêu cầu được cấp.

Tạo một giới thiệu hấp dẫn

Thư của bạn nên bắt đầu bằng cách giới thiệu tổ chức phi lợi nhuận và mô tả mục tiêu và nhiệm vụ của nó. Viết một tuyên bố một đoạn mô tả chi tiết về thời gian tồn tại của tổ chức, dân số mà nó phục vụ và lý do tổ chức phi lợi nhuận yêu cầu hỗ trợ tài trợ. Ví dụ: Từ Tổ chức trẻ em ABC đã hoạt động từ năm 1945. Tổ chức này tồn tại để cung cấp các dịch vụ chăm sóc sức khỏe cho trẻ em có nguy cơ ở khu vực ba quận. Việc cắt giảm ngân sách chính phủ gần đây đã dẫn đến thâm hụt ngân sách cho tổ chức của chúng tôi, mà chúng tôi đang cố gắng khắc phục.

Tham gia với nhiệm vụ sắp xếp

Bức thư nên thu hút khách hàng tiềm năng bằng cách cho thấy nhiệm vụ của tổ chức phi lợi nhuận này phù hợp với nhiệm vụ của doanh nghiệp như thế nào. Điều này đòi hỏi nghiên cứu trước khi viết thư.

Thí dụ

Janet làm việc cho Alice's Closet, một tổ chức phi lợi nhuận cung cấp cho phụ nữ vô gia cư quần áo để mặc trong các cuộc phỏng vấn xin việc. Hiện tại cô đang hướng tới một nỗ lực gây quỹ hàng năm để hỗ trợ sứ mệnh của Alice's Closet. Cô biết rằng chủ sở hữu của một cửa hàng địa phương, Serendipity, đang tích cực trong một chương trình cố vấn cho phụ nữ trẻ. Trong lá thư gây quỹ của mình, Janet viết:

Cửa hàng của bạn là một nhà bán lẻ đáng kính trong khu vực của chúng tôi và mọi người đều bàn tán về quần áo và phụ kiện đẹp mà nó bán. Ngoài ra, cộng đồng cũng đánh giá cao cách bạn đứng lên đối với phụ nữ trẻ bằng cách cung cấp tư vấn và một hình mẫu mạnh mẽ. Vì cam kết chung của chúng tôi với cộng đồng và phụ nữ, chúng tôi đang đề nghị bạn xem xét quyên góp cho Alice's Closet.

Thực hiện yêu cầu của bạn

Sau phần giới thiệu, tiểu bang, theo các thuật ngữ cụ thể, những gì bạn đang tìm kiếm từ người nhận thư. Nếu bạn đang tìm kiếm hỗ trợ tài chính liên tục hoặc quyên góp một lần, hãy xác định rõ những gì bạn cần, khi nào bạn cần và cách sử dụng nó. Ví dụ: Hôm nay tôi viết thư để yêu cầu đóng góp tài chính 1.000 đô la để hỗ trợ phòng khám sàng lọc sức khỏe mà chúng tôi cung cấp trên cơ sở hai tháng một lần. Khoản tài trợ này sẽ được sử dụng để bảo lãnh chi phí tiêm chủng và vật tư y tế và sẽ phục vụ hơn 350 trẻ em có nguy cơ tại địa phương. Chúng tôi sẽ bắt đầu cung cấp dịch vụ vào ngày 1 tháng 10 năm nay và chúng tôi phải có kinh phí diễn ra không muộn hơn ngày 1 tháng 9

Công nhận sự hào phóng của họ

Tóm tắt thư của bạn bằng cách cảm ơn công ty đã dành thời gian để xem xét yêu cầu. Cảm ơn các nhà tài trợ cho thời gian và nỗ lực của họ là thực hành tốt. Sau khi họ tặng quà, điều quan trọng là cảm ơn các công ty đã hỗ trợ để giúp duy trì mối quan hệ tốt.

Viết một kết luận hiệu quả

Đóng thư của bạn với lời kêu gọi hành động và lưu ý những gì tiếp theo sẽ diễn ra. Vd xác minh trạng thái phi lợi nhuận hoặc tài sản thế chấp khác sẽ hữu ích trong việc thúc đẩy sứ mệnh của tổ chức của bạn và hỗ trợ các nhu cầu được nêu trong thư yêu cầu của bạn.