Ví dụ về sổ cái chung của tổ chức phi lợi nhuận

Các tổ chức phi lợi nhuận thường nhận được tài trợ từ các nhà tài trợ cá nhân và các hỗ trợ bên ngoài khác. Sự cần thiết phải rõ ràng và tiết lộ trở nên rõ ràng khi thu hút sự đóng góp. Tuy nhiên, cho dù tổ chức phi lợi nhuận có tìm kiếm các nhà tài trợ hay không, một phần quan trọng trong việc quản lý bất kỳ nỗ lực thành công nào liên quan đến việc thu nhập và phân phối dịch vụ hoặc sản phẩm là một hệ thống kế toán vững chắc.

Thủ tục kế toán cơ bản

Phương trình kế toán cơ bản "tài sản bằng nợ phải trả cộng với vốn chủ sở hữu" được sửa đổi trong trường hợp tổ chức phi lợi nhuận vì vốn chủ sở hữu thường không được áp dụng. Do đó, phương trình cơ bản trở thành tài sản bằng nợ phải trả cộng với tài sản ròng. Phương trình này, khi tính toán chính xác, cân bằng. Hơn nữa, chính thông tin này được thể hiện trên bảng cân đối kế toán như một phần của báo cáo tài chính hoặc báo cáo tài chính của tổ chức. Để có được thông tin này, một tổ chức phi lợi nhuận sẽ ghi lại các giao dịch trong suốt một năm bằng cách sử dụng chu trình kế toán cơ bản. Một hồ sơ cơ bản được sử dụng trong chu trình này là sổ cái chung.

Sổ cái và Biểu đồ tài khoản

Sổ cái chung là hồ sơ của tất cả các tài khoản của tổ chức. Để dễ dàng ghi lại và chuyển dữ liệu thích hợp, một biểu đồ tài khoản được sử dụng. Lợi ích của biểu đồ như vậy bao gồm khả năng theo dõi và sắp xếp chính xác hơn các giao dịch khác nhau mà tổ chức tham gia trong suốt cả năm. Điều này, đến lượt nó, giúp tổ chức phi lợi nhuận tổng hợp các báo cáo chính xác cho cả kiểm tra và trình bày nội bộ cho các nhà tài trợ hiện tại và tiềm năng. Ngay cả đối với các tổ chức phi lợi nhuận nhỏ, một hệ thống đánh số xác định các loại tài khoản trong biểu đồ sẽ đẩy nhanh việc nhập và phân tích dữ liệu.

Các loại tài khoản phi lợi nhuận

Trong nhiều tổ chức phi lợi nhuận, các khoản đóng góp và tài trợ được nhận và chi phí và giải thưởng được chi trả. Điều này tạo ra nhu cầu về các loại tài khoản khác nhau trong sổ cái. Ví dụ: tài khoản cơ bản bao gồm tài sản, tài sản ròng, doanh thu, chi phí và nợ phải trả. Các loại này có thể được chia nhỏ trong sổ cái chung để cung cấp thông tin chi tiết hơn.

Sổ cái đơn giản

Tài khoản tài sản bao gồm tiền mặt và các khoản phải thu. Nợ phải trả bao gồm các tài khoản phải trả, chi phí tích lũy và doanh thu trả chậm. Một tổ chức phi lợi nhuận nhỏ có ít danh mục phụ tài khoản có thể sử dụng một sổ cái chung đơn giản chứa không quá sáu cột: cột đầu tiên cho ngày giao dịch, cột thứ hai để mô tả giao dịch, thứ ba và thứ tư để đăng một khoản ghi nợ hoặc tín dụng cho các giao dịch cụ thể, và thứ năm và thứ sáu để điều chỉnh số dư nợ hoặc tín dụng của tài khoản tổng thể.

Ghi lại các giao dịch cụ thể

Để dễ tiếp cận hơn, các tổ chức phi lợi nhuận lớn hơn có thể cần duy trì các tài khoản công ty con như một phần của sổ cái chung. Do đó, các nhóm chi phí có thể bao gồm các giao dịch như mua bưu chính hoặc dịch vụ in ấn. Tiền thuê nhà, tiện ích và phí hành chính, là những ví dụ bổ sung về những gì một tổ chức phi lợi nhuận có thể bao gồm trong sổ cái chung dưới dạng các tài khoản chi phí riêng.

Khi nguồn cung được mua, tài khoản chi phí tăng và tài khoản tiền mặt giảm cho cùng một số tiền. Bởi vì sổ cái chung sử dụng các phương pháp ghi sổ kép, mỗi giao dịch được ghi lại bao gồm một khoản ghi nợ cho một tài khoản và tín dụng cho tài khoản kia.