Hướng dẫn các cuộc họp hiệu quả

Các chuyên gia kinh doanh dày dạn sợ hãi "cái chết của cuộc họp" - đó là vòng lặp năng suất, không bao giờ kết thúc của các cuộc họp dẫn đến hướng không rõ ràng và nhiều cuộc họp hơn. Cho dù thiết lập là phòng hội đồng quản trị cao cấp hay văn phòng tại nhà của một doanh nhân, các cuộc họp thành công hay thất bại theo sự hiểu biết của mỗi người tham gia về những gì được mong đợi sau khi cuộc trò chuyện kết thúc. Người điều phối có kinh nghiệm sử dụng một số chiến lược để tận dụng tối đa mọi cuộc họp.

Để gặp, hay không gặp?

Xác định nếu một cuộc họp thực sự cần được gọi. Nếu một cuộc gọi điện thoại hoặc email sẽ đủ hoặc nếu định tuyến tài liệu tới nhiều người để phản hồi sẽ đáp ứng nhu cầu, thì hãy suy nghĩ kỹ xem cuộc họp có sử dụng hiệu quả nhất thời gian của mọi người không. Theo chuyên gia truyền thông Tom Krattenmaker, "Giải pháp cho một cuộc họp không có kết quả có thể đơn giản như không có nó. ... Nếu vấn đề là chia sẻ thông tin - đó là điều thường xuyên xảy ra trong các tổ chức bị quấy rầy bởi các cuộc họp xấu-- e-mail, ghi nhớ và các cuộc trò chuyện không chính thức có thể sẽ hoạt động tốt hơn. "

Lên kế hoạch cho cuộc họp

Các cuộc họp phải có một bộ mục tiêu được xác định rõ ràng và đúng người trong bàn. Người hướng dẫn nên phân công vai trò chính (chủ tọa, người điều hành thảo luận, người hướng dẫn từng phút) và đảm bảo rằng chương trình nghị sự được lưu hành cho người tham dự với đủ thời gian để cho phép người tham gia chuẩn bị. Bản thân chương trình nghị sự nên được giới hạn thời gian với một hành động hoặc kết quả rõ ràng liên quan đến từng mục.

Đảm bảo danh sách người tham dự phù hợp với chương trình nghị sự và đảm bảo bất kỳ ai có kế hoạch trình bày một chủ đề đều hiểu những gì được mong đợi ở cô ấy trước khi cuộc họp bắt đầu.

Hãy kịp thời

Bắt đầu các cuộc họp đúng giờ và tiến bộ thông qua các mục chương trình nghị sự giới hạn thời gian càng sát với thời gian đã nêu càng tốt. Luôn kết thúc vào hoặc trước thời gian dự kiến; nếu có các mục chương trình nghị sự còn lại, hãy hoãn chúng vào một cuộc họp tiếp theo. Nhà tư vấn lãnh đạo Carter McNamara nói: "Luôn luôn bắt đầu đúng giờ; điều này tôn trọng những người xuất hiện đúng giờ và nhắc nhở những người đến muộn rằng việc lên lịch là nghiêm túc."

Nhạy cảm với văn hóa cuộc họp của công ty: Nếu mọi người thường xuyên lên lịch cho các cuộc họp mặt sau, hãy kết thúc cuộc họp sớm 10 phút để cho phép đi lại và nghỉ ngơi trong nhà vệ sinh.

Khuyến khích tập trung nhóm

Chia sẻ một bộ quy tắc cơ bản về cuộc họp với tất cả những người tham gia để mọi người biết họ phải thể hiện những hành vi nào. McNamara nói rằng "bốn quy tắc nền tảng mạnh mẽ là: tham gia, tập trung, duy trì động lực và đạt được sự đóng cửa." Đặt kỳ vọng về tính kịp thời và nếu cần, làm rõ các tiêu chuẩn về việc sử dụng máy tính xách tay hoặc các thiết bị điện tử khác trong cuộc họp.

Làm rõ các bước tiếp theo

Trước khi cuộc họp kết thúc, hãy xem lại các quyết định chính đã được đưa ra và tất cả các nhiệm vụ được giao, và đảm bảo rằng những điều này được ghi lại trong biên bản cuộc họp. Dành cho nhóm một vài phút để thảo luận về các bước tiếp theo - liệu các cuộc họp bổ sung là cần thiết hay nếu các bước hoặc hành động khác phải được thực hiện như một phần của dự án hoặc quy trình lớn hơn.