Cách thực hiện Kiểm toán bên ngoài cho một công ty dược phẩm

Các công ty dược phẩm thường xuyên yêu cầu kiểm toán bên ngoài để đảm bảo hoạt động theo các hướng dẫn được thiết lập. Kiểm toán tài chính sẽ xem xét tính chính xác của báo cáo tài chính của công ty bằng cách đánh giá khả năng thanh toán tài chính liên quan đến tài sản và nợ phải trả. Kiểm toán tuân thủ sẽ đánh giá mức độ phù hợp với quy trình vận hành theo quy định của thỏa thuận hợp đồng và / hoặc các cơ quan quản lý của chính phủ, bao gồm điều tra các đơn thuốc sao chép cứng, hồ sơ nạp tiền trên máy vi tính và hồ sơ hóa đơn. Kiểm toán hoạt động, còn được gọi là kiểm toán hiệu suất hoặc quản lý, tìm cách đánh giá hiệu quả tổng thể của công ty với tư cách là nhà cung cấp quản lý các kế hoạch kê đơn cho các nhà tài trợ khác nhau.

Thông tin tiền kiểm toán

Đối với mục đích lập kế hoạch, thiết lập lý do tại sao kiểm toán được yêu cầu để xác định loại, phạm vi và mục tiêu của kiểm toán. Lý do có thể là để đáp ứng yêu cầu quy định, nhà cung cấp mới, điều tra lỗi / thu hồi hoặc để thu thập dữ liệu chứng minh việc giảm phân tích thử nghiệm nguyên liệu thô khi nhận được trong tương lai. Yêu cầu báo cáo kiểm toán trước đó cho công ty dược phẩm, nếu chúng tồn tại, để hỗ trợ bạn chuẩn bị. Bảng câu hỏi tiền kiểm toán là một công cụ có giá trị có thể là nguồn thông tin chính nếu được xây dựng tốt, toàn diện và được sử dụng kịp thời để thu thập, đối chiếu và phân tích các câu trả lời.

Chuẩn bị

Tùy thuộc vào phạm vi kiểm toán, tập hợp một nhóm kiểm toán gồm một hoặc nhiều kiểm toán viên, chú ý bao gồm những người có chuyên môn và kinh nghiệm rộng hơn trong việc xử lý các công ty dược phẩm. Liên hệ và gặp gỡ với quản lý của công ty trước cuộc kiểm toán để thu thập thông tin ban đầu, đồng ý về chương trình nghị sự của cuộc kiểm toán và cho phép thực hiện các thỏa thuận cần thiết. Sử dụng các câu trả lời trên bảng câu hỏi tiền kiểm toán và các báo cáo kiểm toán trước đó để tiết kiệm thời gian trong việc xác định các khu vực không chắc chắn và / hoặc yếu kém nhận thức. Có chiến lược để xử lý mọi vấn đề nhạy cảm như thông tin có tính bảo mật cao để giảm thiểu xung đột trong quá trình kiểm toán.

Thực hiện kiểm toán

Bắt đầu với một cuộc họp khai mạc để giới thiệu kiểm toán viên cho ban quản lý của công ty, giải thích cơ sở kiểm toán, xem xét phạm vi và mục tiêu và thống nhất về chương trình nghị sự và dòng thời gian. Làm rõ mọi vấn đề bảo mật như an toàn, chụp ảnh và lấy mẫu. Quan sát, đặt câu hỏi, kiểm tra tài liệu và hồ sơ, và các vấn đề quan tâm để có được bằng chứng tuân thủ. Để kiểm toán tuân thủ, hãy kiểm tra các loại thuốc mà công ty sản xuất để đảm bảo chúng có chứa loại thuốc cụ thể theo yêu cầu của pháp luật. Kiểm tra chi phí, đặc biệt là chi phí nghiên cứu và phát triển đối với các loại thuốc mới. Kiểm tra tính toàn vẹn và đầy đủ của các kiểm soát nội bộ nhằm hạn chế hoặc cấm các hành động không phù hợp của nhân viên công ty. Ghi lại các quan sát và thảo luận về bất kỳ mối quan tâm với người được kiểm toán.

Báo cáo và theo dõi

Tạo một báo cáo ý kiến ​​chính thức. Trước khi phát hành, cung cấp cho người được kiểm toán bản thảo để nhận xét và xác minh tính chính xác thực tế để tránh mọi hiểu lầm có thể phát sinh qua các quan sát và khuyến nghị. Phiên bản cuối cùng của báo cáo kiểm toán ghi lại các lĩnh vực quan trọng, chính hoặc các lĩnh vực khác cần cải thiện nên được ban hành càng sớm càng tốt sau khi hoàn thành kiểm toán. Theo dõi với quản lý công ty để đảm bảo thực hiện kịp thời các hành động khắc phục, nếu có, và xác minh tính hiệu quả của chúng. Trong khi các hành động khắc phục nhỏ có thể được theo dõi trong lần kiểm tra định kỳ tiếp theo, hãy theo dõi tiến trình với các vấn đề lớn, cần được báo cáo trong khung thời gian đã thỏa thuận.