Làm thế nào để các thủ tục tài liệu đóng góp để kiểm soát nội bộ tốt?

Các công ty đặt kiểm soát nội bộ tại chỗ để hạn chế rủi ro. Rủi ro có thể bao gồm tổn thất, hiệu suất kém trong hợp đồng, chất lượng kém và không tuân thủ các quy định. Thủ tục tài liệu chi tiết các tài liệu mà công ty yêu cầu để thực hiện các hệ thống kiểm soát của mình và giao trách nhiệm cho các nhiệm vụ và hành động. Các doanh nghiệp nhỏ thường yêu cầu ít tài liệu hoặc kiểm soát hơn các hoạt động lớn hơn vì mỗi nhân viên thực hiện một số chức năng công việc và trách nhiệm rõ ràng hơn. Các thủ tục tài liệu hiệu quả dẫn đến tối thiểu các kiểm soát hiệu quả có thể mang lại cho các doanh nghiệp nhỏ lợi thế cạnh tranh.

Cơ quan

Cơ sở của kiểm soát nội bộ hiệu quả là một sơ đồ tổ chức bao gồm các mô tả công việc. Thủ tục tài liệu phải xác định rằng các mô tả công việc chi tiết rõ ràng các nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí trong công ty. Các thủ tục tài liệu giao trách nhiệm cho việc chuẩn bị và cập nhật sơ đồ tổ chức và cách công ty sử dụng biểu đồ. Thông thường nhân viên nhận được một bản sao với các chi tiết về vị trí và mô tả công việc của họ khi bắt đầu việc làm.

Chính sách và thủ tục

Thủ tục tài liệu thường chỉ định rằng một hướng dẫn nhân viên phải chứa tất cả các tài liệu thủ tục và chính sách có liên quan. Họ nêu chi tiết những gì hướng dẫn phải bao gồm, người chịu trách nhiệm viết và cập nhật các chính sách và thủ tục và cách công ty truyền đạt chúng cho nhân viên. Các thủ tục tài liệu thường chỉ định rằng nhân viên nhận được một bản sao của hướng dẫn khi họ bắt đầu làm việc, ký tên rằng họ đã nhận được nó và đồng ý tuân thủ các chính sách và thủ tục. Họ nhận được cập nhật khi chúng xảy ra.

Ủy quyền và phê duyệt

Tài liệu về biểu đồ tổ chức và hướng dẫn nhân viên là cơ sở cho kiểm soát nội bộ nhưng chúng phải có các biện pháp kiểm soát thực tế. Thủ tục tài liệu chi tiết các biện pháp như vậy. Họ mô tả các tài liệu liệt kê các nhân viên có thể đưa ra quyết định và những người có thể phê duyệt các khoản chi tiêu. Mỗi tài liệu như vậy phải xác định chính xác những gì nhân viên có thể ủy quyền hoặc phê duyệt, hình thức phê duyệt hoặc ủy quyền sẽ được thực hiện và các giới hạn. Một ví dụ điển hình là một nhân viên cụ thể được ủy quyền phê duyệt giao dịch mua tới 10.000 đô la bằng cách khởi tạo yêu cầu tương ứng.

Tài liệu bổ trợ

Các hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ dựa vào tài liệu hỗ trợ để chi tiết cơ sở cho các quyết định. Thủ tục tài liệu xác định những quyết định yêu cầu tài liệu hỗ trợ và chi tiết bản chất của nó. Ví dụ, phê duyệt đơn đặt hàng có thể yêu cầu một yêu cầu. Quy trình tài liệu quy định rằng một nhân viên phải chuẩn bị một yêu cầu trước khi yêu cầu phê duyệt đơn đặt hàng và nó nêu chi tiết thông tin mà yêu cầu phải có.

Báo cáo

Một yếu tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ là báo cáo thông tin quan trọng của công ty. Các thủ tục tài liệu tăng cường kiểm soát nội bộ bằng cách chỉ định thông tin nào các báo cáo đó phải bao gồm, ai chịu trách nhiệm chuẩn bị và ai sẽ nhận được báo cáo. Một số báo cáo chứa thông tin bí mật và quy trình tài liệu phải chỉ định báo cáo nào nhạy cảm và chi tiết các biện pháp bảo mật tương ứng.

Hòa giải

Ngay cả trong các doanh nghiệp nhỏ, thủ tục tài liệu dẫn đến các tài liệu khác nhau có nguồn độc lập. Một phương pháp hiệu quả để xác minh tính chính xác của chúng là tạo ra sự đối chiếu giữa các dữ liệu so sánh từ các tác giả khác nhau. Thủ tục tài liệu phải xác định việc hòa giải nào phải diễn ra và ai chịu trách nhiệm thực hiện. Nó phải nêu chi tiết một phương pháp để xử lý sự khác biệt và giao trách nhiệm giải quyết sự khác biệt.