Thủ tục kiểm kê tài sản cố định

Tài sản cố định là vật phẩm được các doanh nghiệp sử dụng để giúp tạo thu nhập và thường có giá trị đáng kể. Tài sản cố định khác với các chi phí kinh doanh khác như giấy hoặc mực vì các mặt hàng được sử dụng trong thời gian dài thay vì được tiêu thụ ngay lập tức. Chẳng hạn, các doanh nghiệp sử dụng phương tiện, thiết bị máy tính và máy móc khác để hoàn thành các nhiệm vụ đang diễn ra cho tổ chức. Những mục này là một nền tảng của một tổ chức; do đó, các tài sản được theo dõi để ngăn chặn hành vi trộm cắp và lưu ý các yếu tố quan trọng như giá mua.

Xác định giới hạn đô la

Các tổ chức bao gồm các mục trong danh sách kiểm kê tài sản cố định có giá trị đối với thực thể. Chẳng hạn, các nhà hàng bao gồm lò nướng và tủ lạnh trong danh sách hàng tồn kho tài sản cố định nhưng không bao gồm các chi phí văn phòng linh tinh. Chủ sở hữu tự ý xác định giới hạn đô la cho các mục để bao gồm hoặc loại trừ khỏi hàng tồn kho tài sản cố định. Mặc dù các giới hạn khác nhau tùy theo thực thể, chủ sở hữu có thể yêu cầu mua lại thiết bị có giá trị hơn 1.000 đô la để được đưa vào kho lưu trữ tài sản cố định. Mua hàng dưới số tiền này được coi là quá không đáng kể để theo dõi trên cơ sở liên tục.

Viết hoa

Khi một mặt hàng được bao gồm trong hàng tồn kho tài sản cố định, mặt hàng đó được viết hoa. Nói cách khác, mục được bao gồm dưới dạng một tài sản trên bảng cân đối kế toán của thực thể. Đại học California yêu cầu các hạng mục được xem xét để viết hoa phải được mua lại để sử dụng bởi đơn vị và không nhằm mục đích đầu tư hoặc bán lại. Ngoài ra, vật phẩm phải được thực thể sử dụng trong thời gian dài hơn một năm. Khi xem xét danh sách tài sản cố định, ban quản lý phải đảm bảo các mục được viết hoa trên bảng cân đối kế toán của một thực thể được đưa vào danh sách hàng tồn kho.

Tài liệu

Công ty phần mềm Kofax lưu ý rằng các tài liệu như hóa đơn, đơn đặt hàng và hợp đồng là cần thiết để sao lưu cho các chức năng kế toán liên quan đến tài sản cố định. Danh sách hàng tồn kho tài sản cố định thường bao gồm một mã định danh duy nhất như số sê-ri, giá mua sản phẩm, năm mua và tuổi thọ dự kiến ​​của mặt hàng. Quản lý phải chắc chắn thu thập tài liệu thích hợp, vì bản sao lưu đóng vai trò là bằng chứng về giá trị của khoản mục được ghi trên bảng cân đối kế toán và là cần thiết nếu đơn vị trải qua kiểm toán báo cáo tài chính.

Duy trì

Việc duy trì hàng tồn kho tài sản cố định chính xác đòi hỏi quản lý phải theo dõi việc mua lại, xử lý, các mặt hàng bị hư hỏng và lỗi thời. Nhiều thực thể thu hút sự hỗ trợ của phần mềm theo dõi tài sản cố định để giúp duy trì danh sách hàng tồn kho. Phần mềm cung cấp khả năng theo dõi tài sản điện tử bằng cách sử dụng thẻ tài sản với mã vạch cho phép quản lý dễ dàng xác định vị trí các mục. Các thực thể nhỏ hơn với ít tài sản cố định có thể không cần đầu tư vào phần mềm; tuy nhiên, việc duy trì một danh sách hàng tồn kho chính xác có thể ngăn ngừa các khoản thanh toán bảo hiểm và giảm thuế tài sản.