Ví dụ về chứng minh ngân sách

Một ngân sách có thể là một công cụ quản lý mạnh mẽ. Một ngân sách chính xác cho phép một công ty thấy trước chi phí hoạt động và lập kế hoạch cho chi phí định kỳ. Nhập số vào biểu mẫu tóm tắt ngân sách chỉ là một phần của quy trình lập ngân sách. Người quản lý tạo ngân sách cũng phải cung cấp giải thích chi tiết về từng mục, được gọi là chứng minh ngân sách hoặc tường thuật ngân sách, để hỗ trợ những con số đó.

Tổng số

Thêm số lượng nhân viên vào ngân sách đòi hỏi người quản lý phải giải quyết một số yếu tố. Việc biện minh ngân sách nên bao gồm chức danh công việc, lý do bộ phận cần nhân viên mới, chức danh công việc và mức lương. Một ví dụ về biện minh ngân sách cho trợ lý hành chính mới là: "Trợ lý hành chính: 1 @ 35.000 đô la. Bộ phận bán hàng cần thêm trợ lý hành chính để hỗ trợ ba quản lý bán hàng mới được thuê vào năm ngoái. Đây là vị trí toàn thời gian. mức lương địa phương cho vị trí này là 33.000 đến 36.000 đô la. "

Thiết bị và vật tư

Thiết bị và vật tư văn phòng bao gồm nhiều vật dụng mà nhân viên cần để thực hiện công việc của mình. Chi tiết các mục này là một phần của quy trình chứng minh ngân sách. Nếu quản lý phải cắt giảm chi phí, ngân sách chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định sáng suốt về những mặt hàng cần giảm. Ví dụ:

Thiết bị văn phòng và vật tư cho trợ lý hành chính mới: $ 2.225. Sự cố: 1 máy tính @ $ 1.000 (bao gồm CPU, màn hình, bàn phím và phần mềm có cấu hình tiêu chuẩn). 1 máy trạm @ $ 1.000 (bao gồm bàn máy tính tiêu chuẩn, tủ hồ sơ và ghế). Vật tư văn phòng @ $ 225 (Ngân sách cung cấp văn phòng hàng năm hiện tại chia cho số nhân viên là $ 225).

Ví dụ này cung cấp cho ban quản lý cơ hội cắt giảm $ 225 từ ngân sách nếu cần giảm, thay vì chọn ngẫu nhiên một số tiền để cắt.

viết hoa

Một công ty phải tận dụng các chi phí nhất định trở thành tài sản và mang chúng trên sổ sách theo thời gian. Một biện minh ngân sách chi tiết nêu rõ chi phí là chi phí vốn, chi phí hoạt động hay chi phí công ty bao gồm trong giá vốn hàng bán. Một ví dụ về chi phí vốn hóa là: "Thay thế hệ thống HVAC tại trụ sở chính: 36.000 đô la. Giá dựa trên giá thầu trúng thầu và sẽ được viết hoa theo quy tắc viết hoa thống nhất."

Những chi phí gián tiếp

Một ngân sách cũng nên bao gồm một biện minh cho chi phí gián tiếp. Chi phí gián tiếp thường được phản ánh dưới dạng phần trăm của chi phí trực tiếp. Các chi phí như khấu hao và tiện ích là chi phí gián tiếp. Tương tự, các chi phí có lợi cho toàn bộ tổ chức nhưng không thể dễ dàng quy cho một dự án, chẳng hạn như các dịch vụ thư ký và lưu ký chung, được coi là chi phí gián tiếp. Sau khi liệt kê chi phí trực tiếp, người quản lý tổng hợp các chi phí và bao gồm cả biện minh ngân sách cho các chi phí gián tiếp. Ví dụ: "Chi phí gián tiếp: 10.000 đô la. Chi phí trực tiếp là 100.000 đô la và tỷ lệ chi phí gián tiếp là 10 phần trăm. 100.000 x .10 = 10.000."