Cách nhập hóa đơn

Hóa đơn là một bảng thanh toán liệt kê tất cả hàng hóa và dịch vụ được bán cho một khách hàng cụ thể trong một chu kỳ thanh toán. Các doanh nghiệp nhỏ sử dụng hóa đơn để ghi lại các giao dịch, tạo lịch thanh toán và cuối cùng là thu tiền nợ. Nếu bạn đang sử dụng phần mềm tài khoản doanh nghiệp, hầu hết công việc sẽ được thực hiện cho bạn khi nhập hóa đơn với các mẫu được cung cấp và tự động điền dựa trên dữ liệu khách hàng của bạn. Bạn không cần một mẫu ưa thích để nhập hóa đơn từ đầu.

1.

Bật máy tính và mở chương trình xử lý văn bản.

2.

Đặt thông tin công ty của bạn trong tiêu đề. Nếu bạn có một logo doanh nghiệp, sao chép và dán nó vào đầu. Đảm bảo tên công ty, địa chỉ và thông tin liên lạc của bạn được liệt kê trong tiêu đề.

3.

Nhập "HÓA ĐƠN" trên dòng trên cùng dưới tiêu đề ở lề trái. Trả lại hai đến năm dấu cách để làm cho từ "hóa đơn" rất rõ ràng.

4.

Xác định số hóa đơn. Hóa đơn được xác định với số duy nhất. Nếu bạn không chắc chắn cách tạo số hóa đơn, hãy sử dụng ngày số không có dấu gạch ngang và hai chữ cái đầu tiên của khách hàng. Ví dụ: hóa đơn được phát hành vào ngày 5 tháng 1 năm 2011 cho Jack Wright trở thành "01052011JW."

5.

Nhập "Hóa đơn số: 01052011JW" bên lề phải. Trả lại và nhập ngày của hóa đơn ở lề trái.

6.

Liệt kê hàng hóa và dịch vụ hóa đơn là kế toán. Sử dụng các tab để căn chỉnh từng phần để đồng đô la dễ dàng được lập bảng cuối cùng với các tiêu đề ghi rõ: "Ngày", "Dịch vụ hoặc Mục", "Chi phí cho mỗi đơn vị", "Tổng đơn vị" và "Tổng". Liệt kê một dòng trên mỗi mục, liệt kê ngày dịch vụ được hiển thị, số tiền hoặc giờ, chi phí cho mỗi đơn vị hoặc giờ và tổng chi phí cho ngày đó.

7.

Tạo một dòng dưới tất cả các hàng hóa và dịch vụ được ghi thành từng khoản. Nhập tổng giá trị đô la dưới dòng trong cùng một cột với đô la được ghi thành từng khoản.

số 8.

Thêm bất kỳ khoản thuế, phí vận chuyển hoặc phụ trợ theo tổng phụ. Nhập giá trị hóa đơn "TOTAL" bên dưới.

9.

Trả lại một số dòng và hướng dẫn loại để thanh toán, bao gồm ngày đáo hạn, người thực hiện séc phải trả và địa chỉ thanh toán. Bao gồm bất kỳ chính sách nào liên quan đến thanh toán trễ hoặc phí kế hoạch thanh toán.

Những điều cần thiết

• Máy vi tính
• Chương trình xử lý văn bản
• Thông tin liên hệ công ty

Lời khuyên

• Lưu ý bất kỳ khoản thanh toán nào trước đây được thực hiện trên hóa đơn trong phần tổng phụ giữa tổng phụ được ghi thành từng khoản và thuế và phí. Liệt kê nó là "Thanh toán đã nhận" cho những thứ như tiền gửi hoặc thanh toán một phần.
• Tạo ba bản sao hóa đơn. Gửi một cho khách hàng, một cho kế toán và đặt một trong tệp khách hàng để tham khảo chéo.