Làm thế nào để tôi có hiệu quả trong vài phút họp?

Biên bản cuộc họp được sử dụng để nhắc nhở những người tham dự phiên họp về các quyết định quan trọng, thời gian biểu, dự án, ý tưởng và thông tin khác được cung cấp trong cuộc họp. Khi ghi biên bản cuộc họp, hãy lắng nghe cẩn thận từng người tham dự và ghi chú lại các ý tưởng, quyết định hoặc các điểm chính được đưa ra. Tạo một mẫu biên bản cuộc họp trước để bạn ghi chú có tổ chức về từng chủ đề được giải quyết. Đặt câu hỏi để làm rõ các vấn đề khó hiểu trong và sau cuộc họp. Tổng hợp các ghi chú của bạn vào biên bản cuộc họp chính thức trong khi cuộc họp vẫn còn mới mẻ trong tâm trí bạn.

1.

Tổng hợp thông tin cơ bản trước cuộc họp để hiểu rõ hơn các chủ đề cuộc họp. Yêu cầu bản sao trước của các bài thuyết trình trình chiếu, bản phát và các tài liệu khác từ loa. Lập danh sách những người tham dự cuộc họp hoặc vượt qua bảng tham dự trong suốt cuộc họp để bạn có thể đưa tên vào biên bản cuộc họp chính thức.

2.

Tạo một mẫu cuộc họp bao gồm không gian cho thời gian và ngày của cuộc họp, mục đích, tên của người điều phối và thời lượng cuộc họp. Điền thông tin này trước khi bắt đầu cuộc họp. Cũng bị bệnh trong thời gian họp cuối. Liệt kê từng chủ đề thảo luận và cung cấp đủ không gian để ghi chú. Số trang mẫu để tránh nhầm lẫn khi tạo biên bản cuộc họp chính thức. Tạo mẫu cuộc họp trên giấy hoặc tài liệu xử lý văn bản điện tử nếu ghi chú bằng máy tính xách tay.

3.

Lắng nghe cẩn thận trong cuộc họp. Ghi thông tin liên quan đến từng chủ đề trong phần tương ứng trên mẫu của bạn. Chỉ bao gồm thông tin thích hợp, bao gồm các đề xuất, khiếu nại và giải quyết cùng với tên của những người tích cực tham gia vào cuộc trò chuyện. Bao gồm các điểm chính được thực hiện trong một bài thuyết trình. Ghi lại các nhiệm vụ mới, ý tưởng phát triển sản phẩm, thời gian biểu để hoàn thành dự án và liệt kê tất cả các quyết định quan trọng được đưa ra.

4.

Xem lại ghi chú của bạn một cách nhanh chóng trước khi cuộc họp được kết thúc. Đặt câu hỏi tiếp theo ngay lập tức trong khi những người tham dự cuộc họp vẫn có sẵn để làm rõ bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có.

5.

Tạo một danh sách các phút họp chính thức bằng cách sử dụng các ghi chú và tài liệu thuyết trình được thu thập trong cuộc họp càng sớm càng tốt. Xem lại biên bản cuộc họp với người tham dự hoặc người hướng dẫn khác để xác định xem thông tin có chính xác và đầy đủ hay không. Phân phối biên bản cuộc họp chính thức cho những người tham dự cuộc họp.

Những điều cần thiết

• Mẫu cuộc họp
• Tài liệu thuyết trình
• Thiết bị ghi âm

tiền boa

• Sử dụng một thiết bị ghi âm trong các bài thuyết trình dài hoặc các cuộc họp với nhiều diễn giả để đảm bảo tất cả thông tin thích hợp được đưa vào ghi chú cuộc họp cùng với tên của những người trình bày.

Cảnh báo

• Không tham gia tích cực vào cuộc họp nếu ghi chép. Tham gia vào cuộc họp làm giảm khả năng lắng nghe và ghi chú hiệu quả của bạn.