Cách kết thúc hoặc kết thúc một bản ghi nhớ kinh doanh

Chủ doanh nghiệp có nhiều tài liệu đi qua bàn của họ hoặc vào hộp thư đến email của họ. Là một nhà lãnh đạo doanh nghiệp, bạn đã đọc vô số bản ghi nhớ, vì vậy bạn hiểu rằng giao tiếp và sự rõ ràng là điều cần thiết để có được hành động. Có năm loại ghi nhớ kinh doanh phổ biến. Kết luận các bản ghi nhớ theo cách truyền cảm hứng cho mọi người hành động.

tiền boa

• Kết luận một bản ghi nhớ kinh doanh phụ thuộc vào loại bản ghi nhớ bạn đang viết. Hầu hết các bản ghi nhớ được kết thúc bằng lời kêu gọi hành động đặt ra các bước tiếp theo bắt buộc.

Kết thúc báo cáo tiến độ

Các dự án dài hạn thường yêu cầu cập nhật các bên thích hợp về tiến độ đang thực hiện. Bản ghi nhớ sẽ giải thích nơi báo cáo tiến độ cuối cùng còn lại, thời gian hiện tại của bạn là gì và các bước tiếp theo sẽ là gì. Nó phác thảo các hành động đã được thực hiện và thành tích đạt được.

Ví dụ: nếu bạn đang mã hóa một trang web cho một khách hàng dự kiến ​​sẽ mất sáu tháng để hoàn thành, bạn có thể gửi báo cáo tiến độ hàng tháng để cập nhật cho khách hàng về các phát triển. Nó cũng xác định bất kỳ vấn đề bạn đã gặp phải. Kết luận một báo cáo tiến độ phác thảo các bước tiếp theo và yêu cầu hành động từ bên kia để giải quyết bất kỳ vấn đề hoặc vấn đề.

Biên bản ghi nhớ cuộc họp

Cuộc họp diễn ra để tập hợp một nhóm các bộ óc lại với nhau để xem xét các vấn đề, động não giải quyết và phê duyệt các hành động. Bởi vì các cuộc họp thường bao gồm rất nhiều thông tin, một số trong đó không phù hợp với các bước tiếp theo, một bản ghi nhớ được sử dụng để tóm tắt cuộc họp. Một cuộc họp hội đồng quản trị có thể bỏ phiếu về các mục ngân sách.

Cũng có thể có một cuộc thảo luận về việc đưa ra một chiến lược tiếp thị mới. Bản ghi nhớ biên bản cuộc họp sẽ tóm tắt các điểm chính và kết luận với những gì được mong đợi của mỗi bên trong tương lai. Nó cũng sẽ thiết lập các chi tiết cuộc họp tiếp theo nếu chúng có sẵn, chẳng hạn như ngày, thời gian và địa điểm.

Kết luận báo cáo sự cố

Loại ghi nhớ này được sử dụng khi có điều gì đó xảy ra mà bạn cần ghi lại cho tệp khách hàng hoặc nhân viên. Một báo cáo sự cố liên quan đến một khách hàng là cần thiết nếu ai đó bị ngã khi đi bộ trong cửa hàng của bạn. Một báo cáo sự cố liên quan đến một nhân viên có thể ghi lại một bộ quy tắc vi phạm. Báo cáo sự cố là hồ sơ của sự kiện và bao gồm ngày, thời gian, địa điểm và hoàn cảnh đằng sau vụ việc.

Chúng được duy trì trong các tệp tài nguyên hợp pháp hoặc nhân sự như là bằng chứng về những gì đã xảy ra. Kết luận một báo cáo sự cố bằng cách lưu ý xem có cần thêm hành động hay không. Nếu ai đó bị tổn thương, hãy nêu xem các đánh giá y tế được khuyến nghị hay ra lệnh. Nếu một nhân viên vi phạm quy tắc ứng xử, hãy nêu bất kỳ hành động kỷ luật và đào tạo nào sẽ xảy ra sau vụ việc.

Chỉ thị cụ thể của nhóm

Bạn có thể sử dụng một bản ghi nhớ để đưa ra chỉ thị cụ thể cho nhóm của bạn. Đôi khi, có một sự thay đổi trong một quy tắc hoặc thủ tục nhất định. Bản ghi nhớ chỉ thị phác thảo những thay đổi này và nêu rõ những gì được mong đợi của nhân viên tiến lên.

Ví dụ: nếu văn phòng bác sĩ có quy trình mới để xử lý vật sắc nhọn (kim hoặc dao mổ), mỗi nhân viên cần có một bản sao của bản ghi nhớ phác thảo sự thay đổi và mọi hành vi mới dự kiến. Kết luận một bản ghi nhớ chỉ thị bằng cách nhắc lại rõ ràng hành động cần thiết, nêu rõ bất kỳ ngày đào tạo nào, và sau đó đề nghị trả lời bất kỳ câu hỏi nào từ nhân viên về sự thay đổi.

Yêu cầu trả lời

Một nhân viên, khách hàng hoặc đối tác có thể hỏi về sản phẩm, chính sách hoặc thủ tục. Bản ghi nhớ trả lời câu hỏi trả lời các câu hỏi đưa ra trong cuộc điều tra.

Ví dụ, một nhân viên có thể hỏi tại sao cần phải có găng tay trong kho. Bản ghi nhớ sẽ phác thảo bất kỳ quy định về sức khỏe và an toàn, đồng thời sẽ nêu rõ việc sử dụng thiết bị an toàn, và sau đó sẽ giải quyết các mối lo ngại về an toàn thực tế mà găng tay dự định bảo vệ chống lại trong kho. Loại ghi nhớ này nên cảm ơn người đã điều tra, và cũng nên nhắc lại lý do tại sao chính sách hoặc hành động phù hợp.