Những loại truyền thông nào nên được sử dụng trong một dự án?

Giao tiếp và cách bạn hòa hợp với các thành viên khác trong nhóm là rất quan trọng đối với sự thành công của một dự án. Các loại giao tiếp khác nhau có thể được tham gia vào việc lập kế hoạch tổng thể và thực hiện dự án cuối cùng và có thể bao gồm các tương tác bằng lời nói, bằng văn bản, điện tử và trực diện. Luồng thông tin cũng đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của dự án của bạn.

Bằng văn bản

Giao tiếp bằng văn bản dễ dàng được sao chép và gửi đến tất cả các thành viên của nhóm. Ngày hết hạn, thủ tục và chính sách của công ty nên được gửi dưới dạng văn bản để tránh hiểu lầm. Email là một hình thức hiệu quả để truyền đạt thông tin quan trọng, đặc biệt là khi các bộ phận trong nhóm dự án của bạn ở các địa điểm khác nhau. Sự rõ ràng là rất quan trọng để truyền đạt chi tiết chính xác và thông tin thích hợp cho tất cả những người tham gia. Bạn nên tránh làm quá tải các thành viên trong nhóm với dữ liệu và ưu tiên thông tin mà các thành viên trong nhóm cần để hoàn thành các phần của dự án. Tránh áp đảo các thành viên dự án với các tài liệu và dữ liệu không liên quan.

Điện tử

Ngoài tin nhắn và chỉ dẫn trong email, bạn có thể sử dụng các công cụ điện tử để tạo điều kiện liên lạc nhanh chóng, hiệu quả. Sử dụng các cuộc họp video khi người tham gia có thể hưởng lợi từ việc động não hoặc câu hỏi và câu trả lời khi nhóm của bạn trải ra ở các địa điểm khác nhau. Bạn có thể đính kèm bảng tính và tệp video vào email để trình bày chuyên sâu hơn cho các thành viên trong nhóm. Sử dụng các trang web nội bộ của bạn để cung cấp thông tin và cập nhật mà người tham gia dự án có thể truy cập bất cứ lúc nào và địa điểm. Trang web là một tài nguyên hiệu quả cho phép tất cả các thành viên trong nhóm theo dõi tiến trình dự án, ngay cả trong các lĩnh vực mà họ sẽ không đóng vai trò.

Mặt đối mặt

Các cuộc gặp mặt trực tiếp và cá nhân đóng vai trò quan trọng trong các quy trình truyền thông tổng thể dẫn đến hoàn thành dự án thành công. Khi bạn nói chuyện cá nhân với một thành viên trong nhóm, bạn có thể đánh giá các phản ứng và đảm bảo nhận được tin nhắn của bạn. Làm cho các thành viên trong nhóm cùng nhau cải thiện tinh thần và có thể khuấy động sự sáng tạo và nhiệt tình cho dự án. Các cuộc họp phù hợp khi chương trình nghị sự được lên kế hoạch và bạn muốn chắc chắn rằng tất cả mọi người tham gia đều nghe cùng một thông điệp. Hội thảo, hội thảo và các cuộc họp kích thích sự hợp tác và trao đổi miễn phí các ý tưởng mới.

Đáp ứng

Một khía cạnh cực kỳ quan trọng của giao tiếp thường bị bỏ qua là lắng nghe. Lắng nghe tích cực là cần thiết để cho các thành viên trong nhóm biết rằng những gì họ đã nói, viết hoặc hiển thị đã được nhận một cách thích hợp. Phản hồi có nhiều dạng khác nhau. Cá nhân, ngôn ngữ cơ thể của bạn miêu tả mức độ chú ý của bạn trong khi các câu hỏi và đầu vào kịp thời biểu thị rằng bạn đã nghe tin nhắn. Phản hồi email, tin nhắn văn bản và bản ghi nhớ cho các thành viên khác trong nhóm biết rằng tin nhắn của họ đã được nhận và hiểu.