Những tài liệu nào tôi cung cấp cho nhân viên của mình khi thất nghiệp?

Đôi khi một doanh nghiệp phải sa thải công nhân hoặc sa thải nhân viên tạm thời khi không còn việc làm cho họ nữa. Bất kể lý do cho sự tách biệt, bạn cần cung cấp tài liệu cho công nhân của bạn cho thất nghiệp. Những tài liệu này rất cần thiết cho các nhân viên cũ để đủ điều kiện nhận trợ cấp thất nghiệp và các chương trình khác giúp giảm bớt gánh nặng tài chính khi mất việc.

Thông tin nhân viên

Nhân viên hiện tại nên được cung cấp thông tin liên quan đến quyền lợi trợ cấp thất nghiệp của họ, nếu họ mất việc. Ở một số tiểu bang, đây là một yêu cầu pháp lý. Theo quy định của Bộ Lao động Hoa Kỳ, người sử dụng lao động có thể được yêu cầu cung cấp cho nhân viên thông tin về việc giữ lại các chương trình hưu trí và bảo hiểm y tế sau khi tách công việc theo Đạo luật An ninh Thu nhập Nghỉ hưu của Nhân viên (ERISA), Đạo luật Trách nhiệm và Trách nhiệm Giải trình Bảo hiểm Y tế (HIPAA) hoặc Đạo luật Hòa giải Ngân sách Omnibus Hợp nhất (COBRA). Thông tin này có thể được bao gồm trong sổ tay nhân viên hoặc được phân phát dưới dạng tờ thông tin. Trong một số trường hợp thông báo phải được đăng tại các trang web làm việc.

Thông báo tách

Khi việc làm của một người với doanh nghiệp của bạn kết thúc, bạn phải cung cấp thông báo tách. Thông báo cần nêu ngày kết thúc việc làm và lý do chia tay. Đủ điều kiện nhận trợ cấp thất nghiệp không phải là tự động. Các cơ quan nhà nước quản lý trợ cấp thất nghiệp thường yêu cầu thông báo ly thân. Cung cấp một giúp nhân viên cũ ghi lại đủ điều kiện nhận trợ cấp và có thể giảm thời gian bạn phải dành để trả lời các câu hỏi từ các cơ quan nhà nước này.

Hồ sơ việc làm

Nhà tuyển dụng phải lưu giữ hồ sơ thu nhập của nhân viên, lợi ích và thời gian làm việc. Mỗi tiểu bang đặt ra các yêu cầu về thời gian và thu nhập để xác định đủ điều kiện nhận trợ cấp thất nghiệp. Trong nhiều trường hợp, tổng số hàng năm từ cuống biên chế và W-2 từ các năm trước là tài liệu đầy đủ cho các công nhân cũ để thiết lập đủ điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp của bạn phải được chuẩn bị để cung cấp thông tin này cho các cơ quan nhà nước theo yêu cầu.

Hưu trí và lợi ích sức khỏe

Theo quy định của ERISA, các nhân viên cũ đã tham gia kế hoạch nghỉ hưu có đóng góp xác định, chẳng hạn như 401 (k) có các quyền được thiết kế để giúp họ duy trì các lợi ích hưu trí của họ. Chi tiết cho các kế hoạch cụ thể được trình bày trong một mô tả kế hoạch tóm tắt. Nếu một nhân viên rời đi không có một bản sao của tài liệu này, bạn nên cung cấp một tài liệu. Nhân viên được bảo hiểm bởi HIPAA có thể đủ điều kiện để chuyển sang chương trình chăm sóc sức khỏe khác thông qua đăng ký đặc biệt. Nếu một nhân viên tách biệt nhận được lợi ích sức khỏe nhóm trong khi làm việc cho bạn, cô ấy sẽ cần một giấy chứng nhận bảo hiểm đáng tin cậy. Nếu bạn không có các tài liệu bảo hiểm y tế và chương trình hưu trí này, bạn có thể lấy chúng từ các quản trị viên chương trình tương ứng.