Cách sử dụng phối thư

Khi bạn cần gửi các bản sao của cùng một chữ cái cho nhiều người nhận, hãy tạo phong bì hoặc nhãn tùy chỉnh để gửi đến các liên hệ khác nhau hoặc bạn muốn làm cho một email hàng loạt nghe có vẻ cá nhân hơn, bạn có thể sử dụng tính năng Trộn thư trong Microsoft Word. Với công cụ này, bạn có thể sử dụng dữ liệu từ bảng tính Excel hiện có, danh sách trong Word hoặc danh bạ Outlook của bạn và nhanh chóng tùy chỉnh tài liệu.

Hợp nhất từ ​​một bảng tính Excel

1.

Bắt đầu Word và mở một tài liệu mới, trống. Chọn tab "Gửi thư", trỏ đến "Bắt đầu trộn thư" và chọn loại tài liệu mà bạn muốn hợp nhất danh sách của mình, chẳng hạn như "Thư" hoặc "Phong bì".

2.

Nhấp vào "Chọn người nhận" trong nhóm Trộn thư và chọn tùy chọn thích hợp. Chọn "Sử dụng danh sách hiện có" để sử dụng dữ liệu trong bảng tính Excel.

3.

Duyệt để tìm bảng tính chứa dữ liệu bạn muốn sử dụng và nhấp vào "Mở". Chọn số tờ đúng nếu được nhắc và bấm "OK." Hộp thoại Người nhận phối thư mở ra.

4.

Chọn tab "Thư". Chèn các trường hợp nhất bạn muốn sử dụng từ nhóm Viết & Chèn trường. Ví dụ: nếu bạn đang tạo phong bì, bạn có thể chọn "Khối địa chỉ" để hợp nhất tên và địa chỉ của những người trong danh sách của bạn.

5.

Nhấp vào "Xem trước kết quả" để xem cách hợp nhất của bạn sẽ xuất hiện. Chỉnh sửa các trường hợp nhất hoặc người nhận khi cần thiết. Nhấp vào "Hoàn tất & Hợp nhất" để hoàn tất hợp nhất và sau đó in, lưu hoặc gửi email các tài liệu.

Sáp nhập từ một danh sách mới

1.

Bắt đầu Word và mở một tài liệu mới, trống. Chọn tab "Gửi thư", trỏ đến "Bắt đầu trộn thư" và chọn loại tài liệu mà bạn muốn hợp nhất danh sách của mình, chẳng hạn như "Thư" hoặc "Phong bì".

2.

Nhấp vào "Chọn người nhận" trong nhóm Trộn thư và chọn tùy chọn thích hợp. Chọn "Nhập danh sách mới" nếu bạn muốn nhập danh sách người nhận vào tài liệu Word.

3.

Nhấp vào "Tùy chỉnh cột" để thêm tiêu đề cột cho từng trường bạn muốn đưa vào hợp nhất. Nhấp vào tên của cột hiện có ở trên mà bạn muốn thêm trường mới và nhấp vào "Thêm." Nhập tên cột và nhấp vào "OK." Điền vào chỗ trống dưới tiêu đề cho mỗi người nhận bạn muốn thêm vào danh sách.

4.

Chọn tab "Thư". Chèn các trường hợp nhất bạn muốn sử dụng từ nhóm Viết & Chèn trường. Ví dụ: nếu bạn đang tạo phong bì, bạn có thể chọn "Khối địa chỉ" để hợp nhất tên và địa chỉ của những người trong danh sách của bạn.

5.

Nhấp vào "Xem trước kết quả" để xem cách hợp nhất của bạn sẽ xuất hiện. Chỉnh sửa các trường hợp nhất hoặc người nhận khi cần thiết. Nhấp vào "Hoàn tất & Hợp nhất" để hoàn tất hợp nhất và sau đó in, lưu hoặc gửi email các tài liệu.

Sáp nhập từ Danh bạ Outlook

1.

Bắt đầu Word và mở một tài liệu mới, trống. Chọn tab "Gửi thư", trỏ đến "Bắt đầu trộn thư" và chọn loại tài liệu mà bạn muốn hợp nhất danh sách của mình, chẳng hạn như "Thư" hoặc "Phong bì".

2.

Nhấp vào "Chọn người nhận" trong nhóm Trộn thư và chọn tùy chọn thích hợp. Nhấp vào "Chọn từ Danh bạ Outlook" để chọn thông tin từ danh sách liên hệ Outlook của bạn.

3.

Chọn hồ sơ Outlook bạn muốn truy cập nếu được nhắc. Chọn hộp kiểm bên cạnh tên của từng liên hệ bạn muốn sử dụng trong phối thư của bạn. Nhấp vào "OK."

4.

Chọn tab "Thư". Chèn các trường hợp nhất bạn muốn sử dụng từ nhóm Viết & Chèn trường. Ví dụ: nếu bạn đang tạo phong bì, bạn có thể chọn "Khối địa chỉ" để hợp nhất tên và địa chỉ của những người trong danh sách của bạn.

5.

Nhấp vào "Xem trước kết quả" để xem cách hợp nhất của bạn sẽ xuất hiện. Chỉnh sửa các trường hợp nhất hoặc người nhận khi cần thiết. Nhấp vào "Hoàn tất & Hợp nhất" để hoàn tất hợp nhất và sau đó in, lưu hoặc gửi email các tài liệu.

Những điều cần thiết

• Microsoft Word 2013

Cảnh báo

• Thông tin trong bài viết này áp dụng cho Microsoft Word 2013. Nó có thể thay đổi một chút hoặc đáng kể với các phiên bản hoặc sản phẩm khác.