Ví dụ về năm nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh

Hiệp hội các nhà giao tiếp kinh doanh quốc tế hy vọng các thành viên của mình tuân theo một bộ quy tắc đạo đức tập trung vào ba nguyên lý chính: giao tiếp chuyên nghiệp là hợp pháp, giao tiếp chuyên nghiệp là đạo đức và giao tiếp chuyên nghiệp là tốt. Nhóm khuyến khích các thành viên giao tiếp theo cách phản ánh sự nhạy cảm về văn hóa và thúc đẩy sự tôn trọng và hiểu biết lẫn nhau. Hãy ghi nhớ hướng dẫn này khi bạn thực hiện năm nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh.

Biết đối tượng của bạn

Xác định người bạn muốn liên lạc và lập danh sách các câu hỏi họ sẽ có về vấn đề của bạn. Nhằm mục đích trả lời những câu hỏi trong giao tiếp của bạn. Bạn có thể thường có nhiều đối tượng cần nhận thông tin về cùng một chủ đề theo những cách khác nhau. Ví dụ: nếu công ty của bạn tung ra một dòng sản phẩm, nhân viên có thể muốn biết điều này sẽ ảnh hưởng đến khối lượng công việc và lịch làm việc của họ như thế nào. Các nhà cung cấp sẽ muốn biết làm thế nào điều này sẽ thay đổi thời hạn giao hàng và nhu cầu vật liệu của bạn. Bạn muốn truyền đạt cho khách hàng những lợi ích của sản phẩm mới và nó khác với các mặt hàng tương tự được bán bởi đối thủ cạnh tranh của bạn như thế nào.

Yêu cầu đầu vào

Tìm kiếm ý kiến ​​của người khác về các sáng kiến ​​kinh doanh của bạn có thể phát triển hỗ trợ cho các kế hoạch của bạn. Mặc dù nhân viên của bạn không thực hiện cuộc gọi cuối cùng về việc kế hoạch có được tiến hành hay không, nhân viên có xu hướng ủng hộ các quyết định mà họ đóng vai trò. Góp ý từ người khác có thể ngăn ngừa những sai lầm gây tổn hại đến uy tín của công ty bạn. Ví dụ: yêu cầu một nhân viên đọc lại một mẩu thư trực tiếp trước khi in có thể ngăn ngừa các lỗi đáng xấu hổ trong các tài liệu tiếp thị gửi đến khách hàng của bạn. Nhân viên của bạn cũng có thể có đề xuất để cải thiện nội dung của tài liệu.

Giữ bài thuyết trình đơn giản

Nếu bạn sử dụng phần mềm thuyết trình để cung cấp các bài quảng cáo, phiên thông tin hoặc bài phát biểu, hãy giữ các slide của bạn đơn giản. Đừng tạo các gạch đầu dòng để minh họa mọi điểm bạn thực hiện. Sử dụng một hình ảnh hoặc một số ít từ trên mỗi slide để minh họa các thông điệp chính của bạn. Tránh phiền nhiễu bằng cách để lại các hiệu ứng trượt hoặc hiệu ứng âm thanh bất thường. Duy trì thương hiệu của công ty bạn bằng cách cung cấp các trang chiếu giống như tiêu đề thư hoặc trang web của công ty bạn. Sử dụng cùng màu sắc, phông chữ và logo bạn bao gồm trong các tài liệu tiếp thị khác của bạn.

Sử dụng công cụ hôm nay

Đã qua rồi cái thời mà thư kinh doanh, ghi nhớ và quảng cáo trên báo đại diện cho những cách giao tiếp chính với khách hàng và nhân viên. Khách hàng mong đợi các doanh nghiệp có một trang web được cập nhật thường xuyên với giao diện chuyên nghiệp và nhiều khách hàng cũng tìm kiếm công ty trên các trang mạng xã hội. E-mail cung cấp một cách ngay lập tức để liên lạc với nhân viên và hội nghị truyền hình có thể giúp bạn liên lạc với khách hàng và nhân viên tại các trang web khác trong khi giảm thiểu thời gian và chi phí đi lại.

Đừng là người lạ

Nhân viên không nên chỉ nghe từ người quản lý khi họ có tin xấu hoặc những thay đổi sắp tới để thông báo. Xây dựng mối quan hệ và niềm tin với người lao động bằng cách đi bộ qua nơi làm việc và có những cuộc trò chuyện ngẫu nhiên để tìm hiểu thêm về họ và công việc của họ.