Làm thế nào để tôi viết một lá thư kinh doanh với bao vây?

Trong quá trình kinh doanh bình thường, công ty của bạn sẽ cần sử dụng nhiều loại thư để giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên bán hàng, nhân viên và nhiều người khác. Mặc dù các thư kinh doanh chính thức có vẻ hơi lỗi thời trong một thế giới kỹ thuật số cao, nhưng biết cách định dạng đúng và đặt một lá thư và các bao vây có thể áp dụng sẽ đảm bảo rằng bạn và công ty của bạn được xem như một tổ chức chuyên nghiệp.

Nêu rõ mục đích

Khi viết thư từ kinh doanh của bạn nêu rõ mục đích của bạn và kết nối tin nhắn của bạn trực tiếp với các mục bạn đang kèm theo. Bạn có thể đang theo dõi một yêu cầu thông tin về công ty của bạn, giới thiệu bản thân với một khách hàng tiềm năng hoặc tiếp cận một nhà đầu tư với một đề xuất kinh doanh. Khi người nhận biết lý do tại sao bạn viết, các bao vây bạn gửi cho họ sẽ có ý nghĩa hơn và sẽ được xem qua lăng kính thông tin trong thư của bạn.

Lời mời tham gia đính hôn

Thông tin tiêu hóa: Với sự ra đời của email, lượng giao tiếp chảy quanh các đường cao tốc kỹ thuật số là rất lớn. Công nhân trung bình nhận được từ 100 đến 200 email mỗi ngày và chắc chắn không thể tiêu hóa tất cả thông tin có trong mỗi người. Một bức thư được in có thể nổi bật so với hộp thư đến kỹ thuật số và thu hút sự chú ý của người đọc. Mời độc giả của bạn tham gia đầy đủ hơn bằng cách đọc các bao vây của bạn để có thêm thông tin về công ty của bạn hoặc trả lời các đề xuất của bạn.

Phản hồi: Mặc dù các chữ cái là một hình thức giao tiếp, nhưng chúng khá phiến diện. Bạn có cơ hội gửi tin nhắn của mình, nhưng bạn không nhận được phản hồi từ người mà bạn đang viết. Bao vây cho phép bạn nghe phía bên kia của "cuộc trò chuyện". Họ yêu cầu trả lời bằng cách gửi bưu thiếp, gửi email hoặc hoàn thành biểu mẫu và cung cấp cho bạn ý tưởng về mức độ nhận được tin nhắn của bạn.

Ví dụ về bao vây

Không có quy tắc thiết lập cho những gì có thể được đính kèm với thư của bạn. Tuy nhiên, chỉ gửi những gì cần thiết cho mục đích của bạn. Đừng quá tải người nhận với quá nhiều tài liệu mà họ cảm thấy quá tải; bạn muốn họ đọc tài liệu, không loại bỏ nó. Ví dụ về vỏ bọc bao gồm:

Tài liệu quảng cáo - tài liệu chứa thông tin về công ty, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn
Tài liệu pháp lý - Tuyên bố chính sách bảo mật, mẫu phát hành
Bảng giá thầu - các ứng dụng cho các nhà cung cấp để thực hiện công việc cho công ty của bạn
Biểu mẫu thuế - Tài liệu thuế W-9 bạn cần lưu trong hồ sơ

Định dạng thư cho bao vây

Một lá thư kinh doanh chính thức sẽ làm cho người đọc biết rằng bạn đang kèm theo các tài liệu. Đó là một ý tưởng tốt để tham khảo các tài liệu theo tên và nếu họ yêu cầu một phản hồi, cũng đề cập đến điều đó. Ví dụ: "Vui lòng hoàn thành và gửi lại mẫu W-9 kèm theo cho văn phòng của chúng tôi trước ngày 31 tháng 12." Ngoài ra, ở cuối thư, hai dòng bên dưới chữ ký của bạn, bao gồm một trong các ký hiệu sau:

Kèm theo (2)
Encl.: Tài liệu giới thiệu sản phẩm (1), Nhận xét của khách hàng (2)
Enc.: Mẫu W-9

Trước đây, ngôn ngữ tiêu chuẩn để đề cập đến bao vây bao gồm cụm từ, "Kèm theo, vui lòng tìm ...". Tuy nhiên, cụm từ này là cổ xưa và rơi ra khỏi sử dụng. Rốt cuộc, bạn đã nói với người đọc rằng bạn đang gửi tài liệu, vì vậy họ không cần phải đi tìm chúng. Đơn giản chỉ cần viết, "Tôi đang kèm theo _ ____ ", là đủ.

Bao vây trong thế giới kỹ thuật số

Vì rất nhiều thư tín kinh doanh diễn ra trên internet, phần lớn việc viết thư kinh doanh của bạn có thể diễn ra dưới dạng email. Trong trường hợp này, bạn sẽ đính kèm tài liệu điện tử và từ ngữ có thể được chuyển đổi để phản ánh sự thay đổi. Hãy chắc chắn giữ các tệp tài liệu ở định dạng phù hợp và ở kích thước có thể tải xuống hợp lý.

Kiểm tra trước khi gửi

Hãy chắc chắn để chèn thùng của bạn cùng với thư của bạn trước khi gửi thư. Tương tự, nếu gửi email hãy chắc chắn thực sự đính kèm tài liệu của bạn. Mặc dù rất dễ mắc lỗi này, nhưng việc bỏ qua chi tiết này có thể làm hỏng hình ảnh chuyên nghiệp của bạn và tạo cho người nhận ấn tượng rằng bạn không chú ý đến chi tiết.