Làm thế nào để bạn viết một hóa đơn bán hàng?

Bất cứ khi nào bạn bán một cái gì đó có giá trị, đó là một ý tưởng tốt để cung cấp cho khách hàng của bạn tài liệu về giao dịch. Nếu bạn là người mua, bạn nên có bằng chứng rằng món đồ đó bây giờ thuộc về bạn. Một hóa đơn bán hàng là loại tài liệu bằng văn bản đã được sử dụng trong nhiều thế kỷ để đạt được mục đích này, theo Nolo.com.

Chức năng

Một hóa đơn bán hàng phục vụ để cung cấp một hồ sơ bằng văn bản về các điều khoản và hoàn cảnh bán hàng và cung cấp cho người mua bằng chứng rằng quyền sở hữu đã được chuyển giao cho cô ấy. Khi doanh nghiệp của bạn thực hiện bán hàng, hóa đơn bán hàng hữu ích như một bản ghi cho mục đích kế toán và thuế. Hóa đơn bán hàng được sử dụng - và đôi khi được yêu cầu bởi luật pháp tiểu bang - khi một doanh nghiệp bán ô tô, thuyền và nhiều loại tài sản khác như thiết bị, máy tính, điện tử và đồ nội thất.

Thông tin cơ bản

Không có định dạng duy nhất cho một hóa đơn bán hàng, nhưng nó cần phải nêu rõ rằng doanh nghiệp của bạn đang chuyển quyền sở hữu tài sản cho người mua. Nói chung, mục cộng với mô tả được bao gồm cùng với thông tin nhận dạng, chẳng hạn như số sê-ri sản phẩm. Tên doanh nghiệp của bạn, giá, ngày và địa điểm bán hàng phải được ghi trên hóa đơn bán hàng. Bạn có thể cần phải bao gồm tên của người mua. Một hóa đơn bán hàng cần ghi rõ nếu việc bán hàng bao gồm bảo hành hoặc nếu bạn đang bán mặt hàng đó thì đúng như vậy.

Thủ tục

Bạn có thể viết ra một hóa đơn bán hàng bằng tay. Tuy nhiên, khi bạn điều hành một doanh nghiệp và cung cấp hóa đơn bán hàng một cách thường xuyên, sử dụng một hình thức in sẽ dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian. Hóa đơn bán hàng đa năng có sẵn tại các cửa hàng cung cấp văn phòng. Ngoài ra, bạn có thể tìm thấy hóa đơn mẫu bán hàng trực tuyến và thường in chúng miễn phí. Một hóa đơn bán hàng nên được thực hiện tại thời điểm bán và đưa cho khách hàng sau khi nhận được thanh toán. Là người bán, bạn phải ký vào hóa đơn bán hàng. Đối với các mặt hàng nhỏ, khách hàng của bạn có thể không cần phải ký, nhưng có thể phải thực hiện các giao dịch lớn như chuyển quyền sở hữu một chiếc xe hơi. Cung cấp cho người mua một bản sao hóa đơn bán hàng đã hoàn thành và giữ một bản sao khác cho hồ sơ của bạn.

Cân nhắc

Một số chuyển nhượng quyền sở hữu, chẳng hạn như bán một chiếc xe hơi hoặc thuyền, được quy định bởi các cơ quan nhà nước. Thông thường, những doanh số này liên quan đến tài sản đòi hỏi một tiêu đề. Ở một số tiểu bang, bản thân tiêu đề phục vụ như một hóa đơn bán hàng. Trong những người khác, một tài liệu riêng là cần thiết. Các tiểu bang có thể yêu cầu một hóa đơn bán hàng đáp ứng các tiêu chí cụ thể, vì vậy bạn nên kiểm tra với bộ phận cấp phép nhà nước thích hợp cho loại tài sản liên quan. Bạn cũng có thể cần có chữ ký của mình như một người bán có công chứng. Khi bạn bán xe hơi, xe tải và các phương tiện cơ giới khác, số dặm và mô tả về tình trạng hoặc lịch sử của chiếc xe nên được ghi trên hóa đơn bán hàng. Ở một số tiểu bang, điều này là bắt buộc.