Làm thế nào để soạn thảo một lời xin lỗi của công ty

Không chủ doanh nghiệp nào muốn thừa nhận rằng công ty của họ đã phạm sai lầm nghiêm trọng. Nhưng đôi khi thừa nhận và xin lỗi về một sai lầm là cách tốt nhất để tạo ra một số quan hệ công chúng tích cực sau khi có lỗi. Bằng cách viết một lá thư xin lỗi công ty rõ ràng và súc tích, chủ doanh nghiệp có thể bắt đầu quá trình lâu dài để sửa chữa hình ảnh công ty của họ. Chìa khóa, tất nhiên, là viết một lá thư không tập trung vào tiêu cực mà tập trung vào các bước mà các quan chức công ty đang thực hiện để đảm bảo rằng sai lầm sẽ không xảy ra lần nữa.

1.

Chọn đúng người để viết thư của bạn. Tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của sai lầm, việc chọn đúng tác giả cho thư xin lỗi của công ty bạn có thể tạo ra sự khác biệt quan trọng. Nếu một trong những nhân viên của công ty bạn gửi nhầm đơn hàng cho một khách hàng có giá trị, một người quản lý cấp trung - người giám sát nhân viên đó - có thể viết thư. Nếu công ty của bạn phạm sai lầm nghiêm trọng hơn, chẳng hạn như vượt quá lợi nhuận hàng năm trong năm năm liên tiếp, thư xin lỗi của công ty nên đến từ một quan chức hàng đầu, có lẽ là giám đốc điều hành.

2.

Đề cập đến sai lầm mà công ty của bạn chỉ thực hiện ngắn gọn trong thư của bạn. Bạn không thể che giấu lỗi. Nhưng bạn cũng không muốn sống với nó. Tóm tắt lỗi trong hai hoặc ba câu, sau đó chuyển sang tin tức tích cực hơn.

3.

Liệt kê các bước mà công ty bạn đang thực hiện để đảm bảo rằng sự cố không xảy ra lần nữa. Có lẽ bạn đang sa thải nhân viên chịu trách nhiệm cho sai lầm. Có thể bạn đang thành lập một ủy ban giám sát mới hoặc thuê một nhân viên tuân thủ mới. Dù giải pháp của bạn là gì, hãy đảm bảo làm nổi bật nó trong thư xin lỗi của bạn.

4.

Quyết định nơi để xuất bản thư của bạn. Đối với những lỗi nhỏ, bạn sẽ gửi thư xin lỗi công ty của bạn trực tiếp đến khách hàng hoặc khách hàng của bạn. Tuy nhiên, đối với các lỗi nghiêm trọng hơn, bạn có thể muốn trả tiền để xuất bản thư xin lỗi của mình trên báo hoặc tạp chí thương mại.