Thủ tục sổ cái

Phần mềm kế toán bao gồm hai tính năng chính: sổ cái chung và khả năng báo cáo. Sổ cái là phần bạn sử dụng để nhập các giao dịch hàng ngày và là nguồn thông tin cho các báo cáo tài chính. Mặc dù việc tạo các quy trình để sử dụng sổ cái chung là một cách thực hành kinh doanh tốt, nhưng nó rất cần thiết khi bạn có nhiều hơn một người thực hiện các mục.

Các khoản phải thu

Nhiều công ty cấu trúc bộ phận kế toán của họ để một người nhập thông tin vào các khoản phải thu trong khi một nhân viên khác xử lý các tài khoản phải trả. Điều này giúp ngăn các mục trùng lặp, mặc dù một nhân viên kế toán chi tiết duy nhất thường có thể theo dõi cả hai trong sổ cái chung. Làm rõ cho nhân viên kế toán được ủy quyền nhập thông tin khoản phải thu và chỉ định những gì cấu thành khoản phải thu. Trong hầu hết các trường hợp, đây là tiền vào công ty hoặc nợ công ty, chẳng hạn như các khoản thanh toán nhận được hoặc mong đợi từ khách hàng. Sổ cái theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán cũng như các khoản thanh toán đã được thực hiện. Thật hữu ích để làm cho nó trở thành thủ tục tiêu chuẩn cho các tài khoản nhân viên phải thu để tạo phiếu gửi tiền cho thu nhập hàng ngày và sổ cái nhóm theo số tiền gửi. Khi tiền gửi được đăng trong tài khoản ngân hàng của bạn, anh ta có thể đánh dấu khoản tiền gửi đã hoàn thành.

Phải trả

Tài khoản phải trả thường được xử lý bởi một thành viên cao cấp của nhân viên kế toán của bạn nếu bạn có nhiều nhân viên kế toán. Tài khoản phải trả ghi lại số tiền rời khỏi công ty của bạn, chẳng hạn như thanh toán cho các tiện ích, nhà cung cấp và nhân viên dưới dạng bảng lương. Nhân viên phải trả tài khoản của bạn thực hiện các mục trong sổ cái chung khi tạo séc để thanh toán và cô ấy đánh dấu chúng là đã thanh toán khi séc xóa ngân hàng. Điều này giúp với sự hòa giải hàng tháng.

Công dụng khác

Thu nhập không phải lúc nào cũng đến dưới dạng kiểm tra đơn giản từ khách hàng. Sổ cái cho phép bạn theo dõi thu nhập đầu tư, chẳng hạn như tiền lãi kiếm được. Nó cũng cho phép bạn theo dõi doanh số vốn, chẳng hạn như khi bạn bán chiếc xe tải giao hàng của mình để mua một chiếc mới. Ngoài các hóa đơn và chi phí hàng tháng dự kiến, bạn cũng theo dõi các giao dịch mua một lần - chẳng hạn như xe tải giao hàng mới - trong sổ cái. Nếu bạn có một số tài khoản ngân hàng, chẳng hạn như tài khoản tiết kiệm và kiểm tra, tất cả các giao dịch chuyển tiền giữa các tài khoản nên được ghi vào sổ cái.

Hòa giải

Mỗi mục sổ kế toán tổng hợp nên được chỉ định một mã tài khoản dựa trên loại của nó. Ví dụ, các khoản thanh toán cho các công ty tiện ích phải có cùng số tài khoản, mặc dù bạn có thể sử dụng các tài khoản phụ để phân tách chúng hơn nữa. Thu nhập từ tiền thuê nên được phân loại khác với thu nhập của khách hàng. Điều này giúp bạn hoàn thành việc hòa giải hàng tháng. Nhân viên kế toán cao cấp của bạn nên đối chiếu sổ cái chung vào cuối mỗi tháng để đảm bảo số dư khớp với số dư của các tài khoản ngân hàng của bạn. Nếu họ không, anh ta nên nghiên cứu vấn đề cho đến khi sổ cái hòa giải. Thực hiện đối chiếu hàng tháng làm cho việc đối chiếu hàng năm của bạn đơn giản hơn nhiều và đảm bảo bảng cân đối kế toán và báo cáo lãi lỗ của bạn là chính xác trong cả năm.