Cách sử dụng sơ đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức là một công cụ được sử dụng để giúp các nhà quản lý doanh nghiệp xác định vai trò và chuỗi mệnh lệnh trong cấu trúc doanh nghiệp. Cho dù doanh nghiệp của bạn lớn hơn hay nhỏ hơn, sử dụng sơ đồ tổ chức có thể giúp bạn quản lý hiệu quả các nhiệm vụ, phát triển chiến lược tăng trưởng và cải thiện tương tác hiệu quả giữa các nhân viên. Thông báo trước là bạn phải làm nhiều hơn là chỉ tạo một sơ đồ tổ chức; bạn và nhân viên của bạn phải tham khảo là một phần của hoạt động kinh doanh tiêu chuẩn của bạn.

1.

Xem lại biểu đồ để đảm bảo mọi thứ trên biểu đồ đều hiện hành. Điều này có nghĩa là các mô tả công việc và tên nhân viên nên được cập nhật. Một chủ sở hữu duy nhất có thể tìm thấy tên của mình dưới mỗi chức danh công việc; điều này không nên ngăn cản việc tổ chức các "công việc" trong công ty. Các công ty lớn hơn có thể có một biểu đồ rất lớn với nhiều tên và công việc có lẽ ngay cả với các vị trí chồng chéo.

2.

Cung cấp cho nhân viên một bản sao của sơ đồ tổ chức. Dạy họ cách đọc nó và cung cấp cho họ một thư mục tài nguyên công ty với các số liên lạc. Điều này giúp loại bỏ rất nhiều hoạt động khi ai đó cần lấy thông tin; họ có thể theo chuỗi chỉ huy hoặc đến trực tiếp bộ phận cần thiết.

3.

Xác định vị trí khoảng cách lớn nhất trong biểu đồ. Đối với chủ sở hữu duy nhất hoặc tổ chức rất nhỏ chỉ có một vài người làm mọi việc, điều này có nghĩa là tìm kiếm một vị trí có thể được lấp đầy sẽ giải phóng thời gian quý giá cho các nhân viên khác. Ví dụ, một chủ sở hữu duy nhất có thể ghét làm việc với các con số; thuê một nhân viên kế toán có thể giải phóng thời gian để tập trung vào bán hàng hơn là than vãn về những cuốn sách.

4.

Tìm kiếm các khu vực nơi các vị trí mới có thể được tạo và dưới tiêu đề nào. Xác định vị trí mới với mô tả công việc và nhiệm vụ của mình, và xác định chức danh hiện tại sẽ giám sát người này. Quản lý phân phối trên nhiều người khác nhau giúp cho hoạt động trôi chảy hiệu quả hơn.

5.

Tìm những khu vực có nhiều sự chồng chéo. Nếu doanh số giảm do thời kỳ kinh tế khắc nghiệt hoặc các yếu tố kinh doanh khác, hãy xem xét buông bỏ các đại diện bán hàng sản xuất thấp hơn. Không ai thích sa thải bất cứ ai, nhưng khi nhìn vào sức khỏe của toàn bộ công ty và nhiều nhân viên khác, lựa chọn là phát hành những gì bạn cần và giữ cho công ty tồn tại.

6.

Sửa đổi sơ đồ tổ chức khi cần dựa trên những thay đổi được thực hiện. Đảm bảo các bản cập nhật được phân phối cho nhân viên giúp đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang làm việc hướng tới cùng một mục tiêu.

Những điều cần thiết

• Sơ đồ tổ chức