Làm thế nào để hình Bộ sưu tập các khoản phải thu

Mặc dù mọi doanh nghiệp đều thích bán hàng, nhưng doanh số trên tài khoản chỉ tốt bằng tiền mặt cuối cùng sẽ đến khi khách hàng thanh toán số dư của mình. Do đó, các chủ doanh nghiệp nhỏ thường cần ước tính các bộ sưu tập tài khoản phải thu cho dòng tiền dự án để đáp ứng các nghĩa vụ của công ty. Hiểu cách tính các bộ sưu tập các tài khoản phải thu có thể giúp bạn xác định một cuộc khủng hoảng tiền mặt sắp xảy ra trước khi doanh nghiệp của bạn ở giữa nó.

Xóa bộ sưu tập tiền mặt

Khi xác định các bộ sưu tập tiền mặt dự kiến ​​từ các dự báo bán hàng, bước đầu tiên là loại bỏ doanh số tiền mặt. Ví dụ: nếu bạn dự kiến ​​doanh số 10.000 đô la vào tháng tới, nhưng bạn biết rằng thông thường 20 phần trăm doanh thu được thực hiện bằng tiền mặt và 80 phần trăm được thực hiện trên tài khoản, bạn chỉ nên sử dụng 8.000 đô la làm điểm bắt đầu cho các khoản phải thu. Tuy nhiên, nếu bạn đang bắt đầu tính toán cho các bộ sưu tập tài khoản phải thu với số dư khoản phải thu của mình, bước này đã được thực hiện cho bạn.

Ước tính tài khoản không thể thu hồi

Sẽ thật tuyệt nếu mọi người trả hóa đơn của anh ấy, nhưng một số khách hàng của bạn thì không. Do đó, điều quan trọng là phải ước tính chính xác các tài khoản không thể kiểm soát. Điều này thường được thực hiện bằng hai bước. Đầu tiên, xác định bất kỳ tài khoản nào mà bạn có thể xác định cụ thể là không thể truy cập được. Những tài khoản này có thể là những khách hàng đang trải qua phá sản hoặc có hoàn cảnh khác khiến bạn tin rằng bộ sưu tập là không thể. Đôi khi các nguồn tốt nhất của thông tin này là nhân viên bán hàng và nhân viên bán hàng phải thu của bạn. Họ có nhiều khả năng duy trì mối quan hệ với khách hàng khuyến khích chia sẻ thông tin hơn so với nhân viên bộ sưu tập. Thứ hai, xác định tỷ lệ phần trăm tổng thể của các tài khoản không thể kiểm soát bằng cách xem qua các hồ sơ thu thập lịch sử. Ví dụ: nếu bạn thấy rằng, thông thường, 3 phần trăm đến 5 phần trăm tài khoản cuối cùng không thể kiểm soát được, thì ước tính 4 phần trăm có thể phù hợp.

Xác định thời gian thu tiền

Khi bạn đã chuyển số dư bán hàng của mình xuống doanh số có thể thu được trên tài khoản bằng cách trừ đi doanh số tiền mặt và các tài khoản không thể kiểm soát, bạn sẽ chỉ còn lại một ước tính về các tài khoản có thể thu được. Tuy nhiên, điều này không cho bạn biết khi nào bạn muốn thu thập. Bằng cách kiểm tra các giai đoạn thu thập lịch sử, bạn có thể ước tính thời gian thu thập dự kiến ​​của mình. Trước tiên, bạn nên tạo một báo cáo lão hóa tài khoản phải thu cho thấy số dư của mỗi khách hàng đã đáo hạn trong bao lâu. Ví dụ: bạn có thể có một khách hàng với số dư $ 15.000. Thông tin này không giúp ích nhiều cho việc ước tính khả năng thu thập. Tuy nhiên, việc biết rằng 1.000 đô la của số dư là hiện tại và 14.000 đô la là quá hạn 30 ngày cho chúng tôi biết rằng khách hàng này thường thanh toán trong khoảng thời gian từ 30 đến 60 ngày quá hạn. Sau khi báo cáo này được tạo, bạn có thể kiểm tra báo cáo về xu hướng và xem số dư của khách hàng trả chậm thường xuyên được trả trong tháng mua, tháng sau khi mua và thậm chí sau đó.

Bộ sưu tập dự kiến ​​tổng hợp

Được trang bị thông tin lịch sử bộ sưu tập, bước cuối cùng là tổng hợp các bộ sưu tập dự kiến. Bằng cách lấy số tiền bán hàng, sau đó trừ đi doanh số tiền mặt và xác định cụ thể các tài khoản không thể kiểm soát và tỷ lệ phần trăm của các tài khoản dự kiến ​​là không thể thu được, bạn sẽ có ước tính các khoản phải thu có thể thu được. Sau đó, bạn có thể áp dụng tỷ lệ phần trăm bộ sưu tập lịch sử cho hình này để ước tính các bộ sưu tập. Ví dụ: nếu bạn có số dư khoản phải thu là 100.000 đô la và bạn đã xác định rằng 20 phần trăm khách hàng thanh toán trong tháng mua hàng, 50 phần trăm thanh toán trong tháng sau khi mua hàng và thanh toán 30 phần trăm trong tháng thứ hai sau khi mua, bạn sẽ xác định các tài khoản phải thu lần lượt là 20.000 đô la, 50.000 đô la và 30.000 đô la trong tháng hiện tại, tháng tiếp theo và thứ ba.