Cách sử dụng truyền thông để duy trì cấu trúc tổ chức trong một dự án

Bất kể bản chất của dự án kinh doanh của bạn, giao tiếp phù hợp là rất quan trọng để thành công. Đưa một dự án đúng thời hạn và trong ngân sách đòi hỏi đầu vào và sự hợp tác của mọi thành viên trong nhóm, và điều cần thiết là mọi thành viên trong nhóm phải duy trì liên lạc rõ ràng với người quản lý dự án trong tất cả các giai đoạn của dự án. Có một số công cụ và kỹ thuật mà các nhà quản lý và lãnh đạo dự án có thể sử dụng để đảm bảo mọi người đều đạt được tiến bộ khi ngày kết thúc dự án đến gần.

1.

Đảm bảo rằng tất cả mọi người trong nhóm đang sử dụng cùng một bộ sản phẩm truyền thông. Mọi người làm việc trong dự án nên chia sẻ một sản phẩm truyền thông tức thời để tăng khả năng giao tiếp của bộ phận. Người dùng cũng nên sử dụng cùng một nền tảng email vì điều này sẽ giúp lên lịch các cuộc hẹn, gửi tệp đính kèm và chia sẻ ghi chú dễ dàng hơn.

2.

Lên lịch một cuộc họp hàng tuần thường trực khi bắt đầu dự án và bám sát lịch trình cuộc họp đó càng chặt chẽ càng tốt. Mặc dù sẽ luôn có những trường hợp khẩn cấp buộc phải lên lịch lại, hoặc thậm chí hủy bỏ cuộc họp tình trạng dự án, điều quan trọng là phải gặp nhau thường xuyên nhất có thể. Các cuộc họp thường xuyên là cách tốt nhất để xác định các vấn đề có thể xảy ra có thể buộc dự án bị chậm tiến độ.

3.

Thiết lập không gian làm việc chung trên Internet hoặc mạng nội bộ của công ty và sử dụng trang web đó để chia sẻ tài liệu thay vì gửi email các kế hoạch dự án và ghi chú qua lại. Liên hệ với quản trị viên mạng của bạn để thiết lập một trang web dành riêng cho dự án của bạn.

4.

Lên lịch các cuộc họp trực tiếp với các thành viên chủ chốt của nhóm dự án là cách tiếp cận thời hạn quan trọng. Yêu cầu các thành viên trong nhóm mang bất kỳ mục dự án có thể giao nào đến cuộc họp để họ có thể được xem xét. Nhiều dự án thất bại vì các thành viên trong nhóm nghĩ rằng họ đang đi đúng hướng khi thực tế họ đang làm việc trên một cái gì đó nằm ngoài phạm vi của dự án thực tế.

5.

Giao tiếp với đội ngũ quản lý một cách thường xuyên khi dự án tiến triển. Hãy chắc chắn rằng đội ngũ quản lý hiểu phạm vi của dự án và tiến độ của dự án. Cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên về dự án và lên lịch các cuộc họp trực tiếp với các nhà quản lý có liên quan nếu dự án có nguy cơ bị chậm tiến độ hoặc vượt quá ngân sách.

Những điều cần thiết

• Phần mềm lập kế hoạch dự án
• Internet chia sẻ hoặc không gian mạng nội bộ
• Giao tiếp tức thì