Cách viết Hướng dẫn tổ chức & chính sách

Bạn nhận thấy sự cần thiết cho công ty của bạn để có một sổ tay tổ chức và chính sách chi tiết các nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên và công ty, nhưng có vẻ như đó là một nhiệm vụ quá sức để tạo ra một. Chia quá trình thành các bước riêng biệt để làm cho nó có thể quản lý được và bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu của bạn và những gì bạn muốn hướng dẫn thực hiện.

Mục đích

Mặc dù bạn có thể thực hiện các cách tiếp cận khác nhau để viết sổ tay tổ chức và chính sách, mục đích của hướng dẫn là đánh vần thông tin quan trọng của công ty cho nhân viên. Một hướng dẫn cơ bản bao gồm sứ mệnh và mục tiêu của công ty và đưa ra các hướng dẫn rộng rãi cho những gì nhân viên mong đợi và những gì nhân viên có thể mong đợi từ công ty. Một hướng dẫn chính sách phức tạp hơn bao gồm các quy tắc và quy định cụ thể về tất cả các chủ đề liên quan đến một công ty.

Đề cương

Tạo một phác thảo của hướng dẫn của bạn giúp sắp xếp suy nghĩ của bạn và xác định các chủ đề bạn muốn đề cập. Nó cũng phục vụ như một bảng nội dung. Bắt đầu bằng cách chia phác thảo của bạn thành các phần bao gồm các lĩnh vực thực tiễn việc làm rộng lớn có liên quan đến công ty của bạn, chẳng hạn như giới thiệu, tiêu chuẩn ứng xử, bồi thường, lợi ích, nguồn nhân lực, công nghệ, quản trị và chính sách pháp lý. Nếu bạn phát hiện ra rằng bạn muốn đề cập đến một số chủ đề chuyên sâu, hãy tạo các tiêu đề phụ cho các phần, chẳng hạn như thời gian nghỉ và bảo hiểm y tế theo lợi ích.

Thông tin tổ chức

Thông tin tổ chức bao gồm nhiệm vụ của công ty và thường được bao gồm ở phần đầu của hướng dẫn. Giới thiệu mục đích của công ty và lý do để có một hướng dẫn chính sách. Tùy thuộc vào quy mô của công ty bạn và độ dài của tin nhắn, bạn có thể viết nó dưới dạng một trang hoặc chia nó thành các phần phụ. Các chủ đề tiêu biểu bao gồm lịch sử công ty, mục tiêu, giá trị và tuyên bố về cam kết của công ty với nhân viên.

Chủ đề

Cho dù bạn quyết định giải quyết các chính sách của mình bằng các phần chung và chung hoặc sử dụng các phần phụ chi tiết, hãy giới thiệu từng chủ đề bằng một hoặc hai câu về mục đích của chính sách, sau đó sử dụng các đoạn tiếp theo để chi tiết chính sách cụ thể. Các chính sách điển hình để giải quyết theo các tiêu chuẩn ứng xử bao gồm quy định về trang phục và chính sách về ma túy và rượu. Theo bồi thường, bạn có thể nói về lịch làm việc và giờ, bảng chấm công, ngày trả tiền và cách tăng hoặc thưởng được xử lý.

Lợi ích thường giải quyết các loại lá vắng mặt và các loại bảo hiểm được cung cấp. Các bộ phận nhân sự có thể bao gồm cách nhân viên thông báo cho công ty về sự thay đổi trạng thái ảnh hưởng đến bồi thường hoặc lợi ích và chính sách về quyền truy cập vào hồ sơ nhân sự. Chính sách pháp lý nên bao gồm các tuyên bố về cơ hội bình đẳng, bảo mật và không khoan nhượng đối với quấy rối.

Đánh giá pháp lý

Khi bạn đã viết xong hướng dẫn sử dụng của mình, hãy nhờ luật sư xem xét trước khi phân phát cho nhân viên. Một luật sư làm việc trong luật lao động có thể cho bạn biết nếu ngôn ngữ trong sổ tay của bạn tuân thủ luật liên bang và tiểu bang và xác minh rằng bạn không vô tình bị ràng buộc với các nghĩa vụ mà bạn không biết khi viết hướng dẫn.