Hướng dẫn về chữ ký email

Khối chữ ký là văn bản được tạo và gửi với mỗi thư email gửi đi. Chữ ký email là một cơ hội để đảm bảo rằng thông tin của bạn có thể dễ dàng truy cập đối với người nhận tin nhắn của bạn. Tuy nhiên, thật dễ dàng để làm mờ ranh giới giữa chính thức và không chính thức khi gửi tin nhắn nhanh. Có một dòng chữ ký được thiết kế tốt có thể giúp bạn tránh đưa ra một hình ảnh không chuyên nghiệp.

Thông tin liên lạc

Bao gồm tên, tiêu đề và thông tin liên lạc của bạn trong khối chữ ký của bạn. Khi bạn gửi e-mail, đặc biệt cho mục đích kinh doanh, người nhận sẽ có thể hoàn thành thư của bạn và sau đó xem nhanh cách liên hệ với bạn để biết thêm thông tin. Bao gồm tên, tiêu đề, tên của công ty bạn, địa chỉ gửi thư và số điện thoại trong thông tin liên lạc của bạn.

Trang mạng

Bạn có trang web cá nhân hoặc trang trên trang web của công ty bạn không? Nếu vậy, bao gồm địa chỉ trong khối chữ ký của bạn. Thông tin này có thể được lưu trong dấu trang của người nhận. Khi bao gồm địa chỉ trang web trong một khối chữ ký, bạn thường có thể bỏ phần "// www". Bạn chỉ cần viết "xyzcompany.com." Điều này sẽ lưu các ký tự cho các khối chữ ký ký tự giới hạn.

Không quá sáu dòng

Theo hướng dẫn chữ ký email của Trường Đại học Luật Valparaiso, một khối chữ ký nên được giữ ở mức sáu dòng hoặc ít hơn. Mặc dù không có "quy tắc" nào về điều này và số lượng dòng có thể thay đổi tùy theo công ty hoặc người, nhưng nguyên tắc chung là giữ chữ ký càng ngắn càng tốt.

Chữ ký thống nhất

Đại học Colorado Denver khuyến khích các email thống nhất thông qua một công ty hoặc tổ chức. Điều này sẽ cho vay nhận diện thương hiệu cho khách hàng làm kinh doanh với nhiều người trong một công ty. Nếu bạn đang tạo chữ ký để sử dụng tại nơi làm việc, hãy hỏi cấp trên của bạn nếu có bất kỳ hướng dẫn nào để gửi email chữ ký và yêu cầu một hoặc hai mẫu. Nếu bạn đang tạo chữ ký cho mục đích cá nhân hoặc doanh nghiệp bạn sở hữu, thì bạn có thể tạo hướng dẫn của riêng mình.

Tránh trích dẫn

Tránh sử dụng những câu nói hoặc trích dẫn cá nhân trong thư tín kinh doanh. Những gì bạn thấy buồn cười, một người khác có thể thấy khó chịu, vì vậy tốt hơn hết là bạn nên thận trọng và không thêm một trích dẫn. Bám sát các sự kiện liên lạc cơ bản mà người đọc của bạn sẽ cần để xác định bạn và liên lạc.