Cách sử dụng máy tính để tăng hiệu quả quản lý

Việc sử dụng phần cứng máy tính, như máy tính xách tay, máy quét và máy in, đã bùng nổ trong những thập kỷ gần đây. Phần mềm được thiết kế để tăng hiệu quả quản lý rất nhiều. Bằng cách sử dụng hiệu quả các ứng dụng văn phòng để xử lý văn bản, tạo bảng tính và thuyết trình, các chuyên gia quản lý doanh nghiệp có thể tăng năng suất cho mọi người trong công ty. Các doanh nghiệp nhỏ có thể mua các ứng dụng văn phòng từ các nhà cung cấp như Microsoft hoặc Apple hoặc họ sử dụng phần mềm miễn phí từ các tổ chức như OpenOffice.org.

Phần mềm email

Việc sử dụng tốt nhất một ứng dụng email thường phụ thuộc vào việc thiết lập các quy tắc để quản lý thư đến, thiết lập các tiêu chuẩn cho chữ ký, trả lời ngoài văn phòng và các mẫu khác. Để loại bỏ phiền nhiễu và cải thiện năng suất, quản lý doanh nghiệp nhỏ thành công nên dành thời gian cụ thể trong ngày để xem lại email của họ. Họ nên xem xét tắt chuông báo gây mất tập trung thông báo email mới. Bộ lọc thư rác giúp loại bỏ các tin nhắn không cần thiết. Khi nhân viên sử dụng các dòng chủ đề mô tả, người quản lý có thể quét email đến nhanh chóng và xác định thư quan trọng cần hành động ngay lập tức. Các nhà quản lý hiệu quả học cách xử lý tin nhắn một lần bằng cách đọc nó và sau đó xóa, trả lời hoặc nộp đơn cho hành động sau trong thư mục con.

Quy trình làm việc và phần mềm hợp tác

Phần mềm cộng tác, chẳng hạn như SharePoint, cho phép người quản lý sử dụng quy trình công việc chính thức để định tuyến tài liệu từ nhân viên này sang nhân viên khác. Với chỉ thị rõ ràng, nhân viên hành động kịp thời và đảm bảo rằng công việc trôi chảy và hiệu quả trong toàn tổ chức. Bằng cách quét các tài liệu giấy và làm cho chúng có sẵn trực tuyến, các nhà quản lý doanh nghiệp nhỏ giảm thời gian giao tiếp và chia sẻ thông tin quan trọng.

Ứng dụng Lịch

Duy trì lịch trực tuyến giúp mọi người hoạt động hiệu quả hơn vì tất cả nhân viên có thể nhìn thấy và tương tác với quan điểm tổng hợp về công việc. Các cuộc họp thường xuyên có thể được lên lịch trước để mọi người có thể lên kế hoạch cho lịch trình của mình hiệu quả hơn. Bằng cách liệt kê các kỳ nghỉ của nhân viên và thời gian cá nhân khác ra khỏi văn phòng, các nhà quản lý có thể nhanh chóng nhìn thấy khi cần bảo hiểm bổ sung.

Phần mềm quản lý dự án

Các công cụ quản lý dự án, như Microsoft Project, Basecamp hoặc Zoho, cho phép người quản lý dự án doanh nghiệp nhỏ bận rộn nhập các nhiệm vụ dự án, phân công tài nguyên và theo dõi tiến trình. Bởi vì thông tin có thể dễ dàng được chia sẻ với các thành viên trong nhóm dự án, người quản lý dự án thành công tiết kiệm thời gian và giảm lãng phí giấy. Thay vì phân phối tài liệu giấy để cập nhật trạng thái, kế hoạch hoặc các mục hành động, họ cộng tác với các thành viên trong nhóm trực tuyến và chỉ in khi cần thiết, chẳng hạn như để ký phê duyệt.

Điện thoại thông minh và máy tính xách tay

Bằng cách sử dụng công nghệ điện thoại thông minh, nhân viên giữ liên lạc khi họ ra khỏi văn phòng. Các ứng dụng văn phòng đồng bộ hóa với các ứng dụng điện thoại để tối đa hóa năng suất. Nhân viên hiệu quả duy trì danh sách liên lạc, ghi chú cá nhân và các cuộc hẹn trên điện thoại của họ. Họ xem tài liệu trên điện thoại và máy tính xách tay của họ, giảm thiểu nhu cầu về bản sao giấy.

Internet

Việc sử dụng tài nguyên Internet giúp giảm nhu cầu về hướng dẫn sử dụng rườm rà và các tài liệu tham khảo được in khác. Nhân viên di động sử dụng ổ cứng ngoài và đầu nối USB để chuyển tài liệu từ máy tính này sang máy tính khác và tạo bản sao lưu trong trường hợp khẩn cấp hoặc thảm họa. Công nghệ truyền thông xã hội, như wiki, blog và diễn đàn, giúp người quản lý có thể tương tác với cấp dưới, đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng hiệu quả hơn.