Cách sử dụng các mô hình PMO lý tưởng để lên kế hoạch ưu tiên cho dự án

Quản lý dự án là chìa khóa trong bất kỳ ngành công nghiệp nào. Trong một số ngành, chẳng hạn như lĩnh vực công nghệ thông tin, văn phòng quản lý dự án hoặc PMO đóng vai trò là bộ phận chủ chốt trong nhiều doanh nghiệp để thực hiện các sáng kiến ​​quản lý dự án. Hai mô hình PMO cơ bản đại diện cho các đầu đối diện của quang phổ liên quan đến loại vai trò mà PMO sẽ đóng. Hai mô hình có thể được sử dụng là mô hình giám sát và mô hình hỗ trợ.

Mô hình

Trong mô hình giám sát, PMO giám sát quá trình quản lý dự án và giám sát công việc của các nhóm khác nhau liên quan đến việc thực hiện hoàn thành dự án. Trong mô hình hỗ trợ, PMO phục vụ nhiều hơn khả năng tư vấn và giúp các nhóm hoàn thành mục tiêu bằng cách cung cấp hỗ trợ bổ sung bất cứ khi nào có thể. Một số công ty hiện nay nhấn mạnh sự pha trộn của hai mô hình vì họ đã nhận ra những hạn chế của việc tập trung vào chỉ một cực hay khác. Ví dụ, PMO phục vụ như một hỗ trợ cho quản lý dự án có ít quyền kiểm soát thực hiện dự án và có thể không thể định hình đúng và ảnh hưởng đến hướng của dự án. Tương tự, PMO giám sát có thể thể hiện quá nhiều quyền kiểm soát quá trình và kìm hãm sự sáng tạo hoàn toàn.

Tầng trệt

Khi cố gắng lên kế hoạch cho các ưu tiên của dự án, việc tìm ra một nền tảng trung gian giữa hai thái cực của các mô hình hỗ trợ và giám sát là lý tưởng. Có thể khó áp đặt sự lãnh đạo giám sát vào nhóm dự án mọi lúc, vì vậy sử dụng PMO để hướng dẫn hoặc ra lệnh làm thế nào để ưu tiên dự án và được thực hiện không phải luôn luôn là lợi ích tốt nhất của tất cả những người liên quan. PMO có thể không có tất cả các thông tin có sẵn cần thiết để đưa ra quyết định đúng đắn do sự tách biệt về thời gian hoặc khoảng cách. Điều tương tự cũng đúng khi phụ thuộc quá nhiều vào mô hình hỗ trợ. Các nhóm có thể cần nhiều sự chỉ đạo và lãnh đạo hơn so với những gì họ có được với một PMO làm văn phòng hỗ trợ. Thay vào đó, các công ty phải thực hiện một hành động cân bằng giữa hai bên, di chuyển trôi chảy từ đầu này sang đầu kia khi cần thiết.

Tạo điều kiện

Đi bộ chặt chẽ giữa hai thái cực sẽ dẫn đến một PMO đóng vai trò là người hỗ trợ quản lý dự án. Kế hoạch ưu tiên dự án cũng là một vấn đề cân bằng giữa các thái cực. PMO có thể đóng vai trò là người giám sát trong việc xác định dự án nào quan trọng hơn các dự án khác. PMO cần chỉ ra cho các nhóm của họ mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ cần hoàn thành nhưng vẫn để ngỏ khả năng tình huống có thể cho rằng các ưu tiên khác sẽ vượt qua các ưu tiên này khi các dự án diễn ra. Tuy nhiên, nếu PMO khẳng định rằng các dự án được thực hiện theo một trật tự cụ thể, thì nó cũng nên đóng vai trò là người hỗ trợ hoặc văn phòng hỗ trợ để đảm bảo rằng điều đó xảy ra.

Thông tin

Trang web của Cộng hòa Công nghệ cho rằng PMO sẽ đóng một vai trò quan trọng trong quản lý tri thức. Quản lý kiến ​​thức là chìa khóa để lập kế hoạch ưu tiên dự án. PMO có thể phục vụ như một kho kiến ​​thức mà các nhóm có thể dựa vào mục đích lập kế hoạch ưu tiên. PMO có thể cung cấp cho các nhóm kiến ​​thức về phương pháp nào hoạt động và phương pháp nào không. Nó cũng có thể có một ý tưởng tốt hơn về những nhiệm vụ phải hoàn thành trước những nhiệm vụ khác. Các nhóm có thể dựa vào PMO để ra lệnh những nhiệm vụ nào cần ưu tiên hơn các nhiệm vụ khác và sau đó cung cấp hỗ trợ cần thiết để thực hiện chúng dựa trên kiến ​​thức tốt nhất hiện có.