Cách sử dụng Microsoft Word để trích xuất dữ liệu từ Excel

Bảng tính Excel có thể chứa nhiều loại dữ liệu, bao gồm văn bản, tính toán và biểu đồ. Nếu bạn cần sử dụng bất kỳ thông tin nào trong tài liệu Word của doanh nghiệp, có nhiều phương pháp khác nhau bạn có thể sử dụng để trích xuất từ ​​bảng tính hiện có. Bạn có thể sao chép và dán các đối tượng để liên kết hoặc nhúng dữ liệu từ một bảng tính hoặc bạn có thể hợp nhất dữ liệu từ bảng Excel vào một biểu mẫu Word. Phương pháp bạn chọn phụ thuộc vào kết quả mong muốn của bạn.

Liên kết hoặc nhúng dữ liệu

1.

Mở bảng tính Excel mà bạn muốn trích xuất dữ liệu cũng như tài liệu Word mà bạn muốn chèn hoặc nhúng dữ liệu vào đó.

2.

Chọn biểu đồ, phạm vi hoặc dữ liệu khác trong Excel mà bạn muốn sử dụng trong Word. Nhấn "Ctrl-C" hoặc nhấp vào "Sao chép" trong nhóm Bảng tạm của tab Trang chủ.

3.

Chuyển đến tài liệu Word. Nhấp vào mũi tên thả xuống "Dán" trong nhóm Clipboard của tab Trang chủ và chọn "Dán đặc biệt".

4.

Chọn "Dán" và chọn "Đối tượng biểu đồ Microsoft Office Excel" để nhúng dữ liệu. Chọn "Dán liên kết" và chọn "Đối tượng biểu đồ Microsoft Office Excel" để liên kết dữ liệu.

5.

Nhấp vào "OK" để chèn dữ liệu được trích xuất từ ​​Excel.

Hợp nhất dữ liệu

1.

Mở một tài liệu trống trong Word. Chuyển đến tab "Gửi thư", nhấp vào "Bắt đầu trộn thư" và chọn "Trình hướng dẫn trộn thư từng bước". Chọn "Chữ cái" bên dưới Loại tài liệu và nhấp vào "Tiếp theo".

2.

Chọn tài liệu bạn muốn sử dụng làm biểu mẫu mà bạn trích xuất dữ liệu Excel, chẳng hạn như tài liệu trống hiện tại hoặc mẫu. Nhấn tiếp."

3.

Chọn "Sử dụng Danh sách Hiện tại" bên dưới Chọn Người nhận và nhấp vào nút "Duyệt". Điều hướng đến tệp Excel mà bạn muốn trích xuất dữ liệu và nhấp vào "Mở". Chọn bảng hoặc bảng cụ thể bạn muốn sử dụng và nhấp vào "OK." Sắp xếp hoặc lọc dữ liệu nếu được yêu cầu và nhấp vào "OK."

4.

Nhấn tiếp." Chọn các trường bạn muốn hợp nhất vào tài liệu và nhấp vào nút "Kết hợp các trường" để khớp các trường trong tài liệu với các cột trong bảng tính của bạn.

5.

Nhấp vào "Tiếp theo" để xem trước hợp nhất. Chỉnh sửa tài liệu nếu cần và sau đó nhấp vào "Tiếp theo" lần nữa để hoàn thành việc hợp nhất.