Cách tốt để mã hóa tài liệu kinh doanh

Bất cứ ai có quyền truy cập vào email hoặc máy tính của bạn đều có thể giữ tài liệu kinh doanh của bạn. Nếu bạn lưu hoặc gửi thông tin nhạy cảm, bạn có thể khiến công ty hoặc chính mình gặp rủi ro. Mã hóa cho phép bạn bảo vệ tài liệu của mình khỏi con mắt tò mò. Có hai loại mã hóa và một số chương trình cung cấp nó.

Cách mã hóa hoạt động

Khi bạn mã hóa tài liệu, bạn nhập khóa số. Phần mềm mã hóa sử dụng thuật toán hoặc công thức toán học để chuyển đổi văn bản của bạn thành bản mã, làm xáo trộn từ ngữ cho bất kỳ người xem trái phép nào. Bất cứ ai muốn xem tài liệu đều phải biết khóa số hoặc có chứng chỉ được tích hợp trong trình xem tài liệu hoặc email có chứa khóa.

Các loại mã hóa

Mã hóa đối xứng đẩy tài liệu của bạn thông qua một phần mềm mã hóa, tạo ra khóa. Chương trình mã hóa đối xứng sau đó gửi tài liệu của bạn và khóa riêng cho người xem. Người xem sẽ cần cùng một chương trình mã hóa đối xứng để xem tài liệu. Mã hóa bất đối xứng có hai khóa: khóa chung và khóa riêng. Phần mềm sử dụng khóa chung để mã hóa tài liệu của bạn và khóa riêng để giải mã tài liệu. Trong khi cả hai loại mã hóa đều cung cấp sự bảo vệ cơ bản, mã hóa bất đối xứng khó bẻ khóa hơn và an toàn hơn cho các tài liệu nhạy cảm.

Mã hóa tích hợp

Nhiều ứng dụng email cung cấp mã hóa tích hợp cho tin nhắn email của bạn. Phần mềm mã hóa này sẽ cung cấp một khóa cho bất kỳ thư email nào bạn gửi hoặc tài liệu bạn đính kèm vào email. Một số chương trình phần mềm xử lý văn bản phổ biến cũng cung cấp mã hóa tích hợp. Thông thường, bạn phải thêm một mã hóa riêng cho mỗi tài liệu bạn muốn bảo vệ. Nói chung, các chương trình tích hợp sử dụng mã hóa đối xứng.

Mã hóa tùy chọn

Để bảo vệ thêm, bạn có thể sử dụng phần mềm mã hóa riêng để bảo vệ tài liệu của mình. Ví dụ: Windows cung cấp Hệ thống tệp mã hóa. Hệ thống này cho phép bạn mã hóa tài liệu và lưu chúng vào ổ cứng. Symantec cung cấp một phần mềm mã hóa mà các công ty có thể sử dụng để bảo vệ các thiết bị di động và máy tính xách tay. Phần mềm này cài đặt mã hóa cho tất cả các loại tài liệu.