Cách viết Tóm tắt hoạt động kinh doanh

Các sự kiện diễn ra khá nhanh trong các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp của bạn. Một cách để giữ cho các nỗ lực nhóm của bạn tập trung theo một hướng chung là thông qua việc sử dụng các báo cáo hoạt động kinh doanh. Các báo cáo này cho bạn biết các chỉ số chính đang hoạt động như thế nào cho công ty của bạn, giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.

Thông tin chính

Viết về tất cả mọi thứ xảy ra trong một ngày trung bình của bạn sẽ đưa bản tóm tắt hoạt động của bạn - và năng suất của bạn - đi vào ổn định. Xem xét những thông tin quan trọng đối với những người khác trong công ty của bạn. Thuê một người làm vườn mới cho văn phòng có lẽ không quan trọng đối với nhân viên bán hàng của bạn, nhưng việc báo cáo một đơn đặt hàng lớn từ một khách hàng mới sẽ là điều đáng chú ý đối với tất cả mọi người. Nếu bạn đang sản xuất, hiệu quả sản xuất có thể là thông tin có giá trị để đưa vào tóm tắt hoạt động của bạn.

Giữ khán giả của bạn trong tâm trí

Viết một bản tóm tắt hoạt động cho các cổ đông sẽ bao gồm các điểm khác nhau so với một bản tóm tắt cho các kỹ thuật viên hiện trường. Nếu tóm tắt của bạn dành cho đối tượng hỗn hợp, hãy xem xét một định dạng sử dụng các phần để giải quyết từng bộ phận. Cũng như nội dung, ngôn ngữ nên phù hợp với người đọc. Ví dụ, một bản tóm tắt hoạt động cho một công ty công nghệ cao có thể bao gồm nhiều thuật ngữ máy tính hơn là một bản tóm tắt dành cho cả văn phòng và nhà máy trong một doanh nghiệp sản xuất.

Suy nghĩ như một phóng viên

Một bản tóm tắt hoạt động kinh doanh báo cáo các sự kiện hoạt động của công ty. Mục tiêu còn lại có thể khó khăn khi bạn đắm chìm trong hành động, vì vậy hãy cố gắng giữ báo cáo của bạn dựa trên năm W - ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao. Mặc dù "làm thế nào" thường được bao gồm ở cuối danh sách đó, nhưng nó có thể là thông tin không cần thiết trong một bản tóm tắt hoạt động. Nghĩ về tóm tắt của bạn như một tài liệu lịch sử, những ngày trong cuộc đời của doanh nghiệp nhỏ của bạn, có thể giữ cho văn bản của bạn tập trung.

Cung cấp thông tin của bạn một cách hiệu quả

Sử dụng các câu và đoạn văn ngắn. Đọc báo cáo làm mất thời gian khỏi các nhiệm vụ khác của công nhân, vì vậy những nỗ lực của bạn để giữ cho bản tóm tắt hoạt động của bạn tập trung hỗ trợ nhân viên của bạn. Tương tự như vậy, tạo báo cáo là thời gian trong ngày của bạn. Sử dụng các mẫu trình xử lý văn bản khi bạn tạo các bản tóm tắt hoạt động thường xuyên đọc dưới dạng báo cáo kinh doanh. Xem xét các hình thức nếu bạn đang tóm tắt cùng một dữ liệu thường xuyên. Ví dụ: điền vào các ô có tiêu đề "Doanh thu bán hàng hàng tuần" và "Đơn vị trung bình mỗi giờ" mất ít thời gian hơn so với viết một hoặc hai câu cho mỗi báo cáo.