Cách viết Biên bản kinh doanh

Một nỗ lực có lương tâm là cần thiết khi dành vài phút trong một cuộc họp kinh doanh. Biên bản ghi lại thông tin cần thiết đã được thảo luận và bất kỳ quyết định nào được đưa ra trong cuộc họp. Thông tin thường được sử dụng để tham khảo hoặc tài liệu nền cho các cuộc họp trong tương lai. Do đó, là người thực hiện phút, bạn phải có kỹ năng nghe và viết đặc biệt cùng với khả năng xác định các khía cạnh thích hợp của cuộc thảo luận cần được ghi lại.

1.

Đến cuộc họp sớm để bạn có nhiều thời gian để ổn định và tổ chức. Xem lại chương trình nghị sự và bất kỳ thông tin liên quan nào để hiểu rõ về mục đích của cuộc họp và để biết các vấn đề cần có quyết định.

2.

Chuẩn bị một mẫu theo chương trình họp. Một mẫu có tổ chức cho phép bạn ghi lại thông tin ở nơi thích hợp. Ví dụ: nếu mục bốn trong chương trình nghị sự là các vấn đề an toàn hiện tại, thì mục bốn trên mẫu của bạn sẽ giống nhau.

3.

Ghi lại thông tin cơ bản của cuộc họp, bao gồm, ngày, địa điểm, thời gian và chủ đề. Viết xuống từng người đang tham dự, cùng với ghế họp hoặc lãnh đạo.

4.

Lưu ý những người đến muộn trong cuộc họp; họ sẽ cần được cập nhật về thông tin họ bỏ lỡ. Tương tự, ghi lại tên của những người vắng mặt trong cuộc họp vì họ cũng sẽ cần được thông báo về thông tin và quyết định.

5.

Diễn giải các sự kiện và thảo luận của cuộc họp. Tránh cố gắng viết ra tất cả những điều đã nói; các ghi chú cuộc họp nên là một phác thảo của cuộc thảo luận. Ghi lại mọi hành động phải được thực hiện cùng với bất kỳ quyết định nào được đưa ra.

6.

Xem lại ghi chú của bạn ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Chờ đợi quá lâu có thể khiến bạn quên thông tin quan trọng. Làm rõ bất kỳ sự thật hoặc quyết định nào yêu cầu nó càng sớm càng tốt.

7.

Sắp xếp biên bản cuộc họp thành một báo cáo đánh máy được sắp xếp gọn gàng. Có người đứng đầu cuộc họp hoặc người tổ chức xem xét báo cáo để đảm bảo tính chính xác. Thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết và phân phối báo cáo cuối cùng cho những người tham dự cuộc họp và cho những người vắng mặt.

Lời khuyên

• Đảm bảo rằng bạn không đóng vai trò kép bằng cách tham gia cuộc họp trong khi cũng dành vài phút. Có thể khó ghi lại chính xác các ghi chú cuộc họp trong khi làm bất cứ điều gì khác. Giữ tâm trí của bạn tập trung vào việc lấy phút.
• Chọn một phương pháp để giữ phút phù hợp nhất với bạn. Giấy và bút là một lựa chọn, cũng như một máy tính xách tay. Bạn cũng có thể xem xét ghi lại cuộc họp bằng máy ghi âm.