Cách viết thư khiếu nại cho nhân viên về hành vi của anh ấy

Trong các doanh nghiệp nhỏ có chính sách kỷ luật tiến bộ cho nhân viên của mình, một lá thư viết thường được sử dụng sau khi một cuộc thảo luận bằng lời về hành vi không mong muốn đã diễn ra. Trong trường hợp này, hành vi đã được bình luận và không khuyến khích, nhưng vẫn tiếp tục và cần phải leo thang lên cấp độ tiếp theo. Một lá thư kỷ luật nhân viên nên được mạnh mẽ để khuyến khích nhân viên tránh mức độ tiến triển tiếp theo, có thể là đình chỉ hoặc chấm dứt tùy thuộc vào chính sách của công ty bạn.

1.

Tham khảo trao đổi bằng lời trước đó với nhân viên. Đầu thư của bạn nên ghi lại các cuộc họp và thảo luận trước đây với nhân viên này về hành vi của anh ta. Điều này phục vụ để nhắc nhở nhân viên rằng họ đã được cảnh báo và đây thực tế là cảnh báo thứ hai của họ về cách thức.

2.

Trích dẫn sự việc đã diễn ra. Để ghi lại lý do, bạn sẽ cần trích dẫn chính xác sự cố dẫn đến và bao gồm cả hành vi của nhân viên. Không sử dụng ngôn ngữ gây viêm trong phần này. Đơn giản chỉ cần nêu sự thật về những gì đã xảy ra.

3.

Nhắc nhở nhân viên về chính sách của công ty bạn. Phần tiếp theo trong thư của bạn nên nêu chi tiết cách công ty của bạn xử lý các vấn đề về hành vi và thông báo cho họ rằng lần tiếp theo hành vi này xảy ra, hành động nghiêm ngặt sẽ được thực hiện. Điều này phục vụ để đưa nhân viên vào thông báo chính thức.

4.

Đóng thư với một lời hô hào để cải thiện. Bạn muốn nhân viên của bạn biết rằng bạn có lợi ích tốt nhất của anh ấy và bạn không muốn mất anh ấy. Tuy nhiên, nếu anh ta tiếp tục với hành vi của mình, bạn sẽ không có lựa chọn nào khác. Khuyến khích anh ta tìm kiếm đào tạo quản lý tức giận, ví dụ, nếu điều đó được áp dụng, hoặc cung cấp các tài nguyên đào tạo có thể giúp anh ta quản lý hành vi của mình một cách thích hợp hơn.

5.

Gửi ba bản sao của bức thư. Một bản sao phải được gửi đến nhân viên, một bản sao sẽ được gửi đến người quản lý nhân sự và bản sao cuối cùng sẽ được in ra và lưu trong hồ sơ nhân sự của nhân viên. Điều này sẽ giúp bạn trong trường hợp hành vi tiếp tục, nhân viên bị chấm dứt và cố gắng nộp đơn kiện sa thải sai. Bạn sẽ có dấu vết giấy của bạn để chứng minh trường hợp của bạn.