Cách viết một tài khoản doanh nghiệp Chính sách phải thu

Các khoản phải thu được xác định là một tài sản phản ánh khoản thanh toán trong tương lai. Trong thực tế, một khoản phải thu là một khoản nợ. Làm thế nào doanh nghiệp của bạn đối phó với nghĩa vụ nợ và các điều khoản của khoản nợ, phải được viết rõ ràng trong chính sách tổ chức mà nhân viên của bạn hiểu. Một số thuật ngữ như "xóa sổ" và "bộ sưu tập" chẳng hạn, phải được xác định. Kỹ thuật thu thập và các chính sách và thủ tục được sử dụng sau khi thanh toán quá hạn cũng có thể giúp những người trong bộ phận tài khoản của bạn phải thực hiện tốt hơn các nhiệm vụ và trách nhiệm.

Định nghĩa chính sách và quản lý khoản phải thu

Bước đầu tiên trong việc viết bất kỳ chính sách phải thu nào là cung cấp các định nghĩa về tất cả các thuật ngữ chính được sử dụng. Bao gồm các định nghĩa cho các khoản phải thu, xóa tài khoản và các loại khoản phải thu khác nhau. Bạn cũng có thể bao gồm thông tin về việc quản lý các khoản phải thu để bao gồm các thủ tục ghi, thu thập, nắm giữ, phê duyệt, điều chỉnh, xem xét, giới thiệu hoặc xử lý khoản phải thu.

Thành lập khoản phải thu

Phần tiếp theo bạn viết nên cung cấp một cơ sở hoặc hướng dẫn cho việc thiết lập một khoản phải thu. Nó sẽ giải thích cách thức khoản phải thu được con nợ thừa nhận và xác định vai trò của bạn trong việc cung cấp các điều khoản và điều kiện để thanh toán tại thời điểm tài khoản được tạo. Bao gồm một phác thảo về quy trình hoạt động thu nợ và khung thời gian giữa việc đặt tài khoản vào các bộ sưu tập và giới thiệu tài khoản cho một cơ quan tín dụng bên ngoài.

Quy trình thanh toán

Bao gồm một phần về quy trình thanh toán và giải thích cách khách hàng có thể xem tài khoản của họ hoặc truy cập hóa đơn. Bạn có thể muốn thảo luận về sự khác biệt giữa hóa đơn giấy và điện tử và quy trình chuyển sang hóa đơn điện tử.

Kiểm toán chủ sở hữu của các tài khoản quá hạn

Từ góc độ kiểm toán, chủ doanh nghiệp nên xem xét tất cả các tài khoản quá hạn ít nhất một lần một năm. Một lịch trình đánh giá quản lý nội bộ của hoạt động phải thu - thường là hàng tháng - cũng nên được cung cấp. Bao gồm tiêu đề của người chịu trách nhiệm xem xét.

Chính sách lão hóa tài khoản

Phần cuối cùng trong chính sách sẽ xác định tài khoản quá hạn và cung cấp các tiêu chí hoặc cơ sở để xóa tài khoản quá hạn và quá trình hành động để khôi phục tài khoản. Chính sách sẽ xác định quy trình cho các tài khoản cũ. Ví dụ: cần nêu rõ tài khoản có tuổi theo gia số 30 ngày hay mỗi quý một lần.