Cách viết Thủ tục cho vay & Hướng dẫn chính sách

Tài liệu về các chính sách và thủ tục cho vay giúp hợp lý hóa các hoạt động, giảm lãng phí và tăng cường sự hài lòng của khách hàng thông qua việc tiêu chuẩn hóa các nhiệm vụ công việc. Các định dạng phụ thuộc vào bản chất của hoạt động và yêu cầu của nhân viên. Mặc dù cấu trúc và độ sâu của tài liệu khác nhau, có những cách phổ biến để tạo ra các hướng dẫn bằng văn bản cho nhân viên cho vay tuân theo.

Hướng dẫn chính sách

Hướng dẫn chính sách được viết ở mức cao và tóm tắt thái độ của quản lý đối với các phần quan trọng của hoạt động. Hướng dẫn có thể chạm vào quản lý rủi ro, tài liệu cho vay, nguồn nhân lực và một số đối tượng quan trọng khác. Các phần về giá trị đạo đức là phổ biến và các phương pháp báo cáo sai phạm thường được nêu chi tiết. Các yêu cầu pháp lý quan trọng và các nỗ lực tuân thủ liên quan đến các quy định của liên bang hoặc tiểu bang rất phù hợp với hướng dẫn sử dụng chính sách cho vay. Hướng dẫn phải được viết bằng ngôn ngữ dễ dàng cho tất cả nhân viên để hiểu.

Quy trình vận hành tiêu chuẩn

Một phương pháp để ghi lại các quy trình cho vay là tạo ra các quy trình vận hành tiêu chuẩn. Các tài liệu này giải thích tại sao nhân sự đang thực hiện các nhiệm vụ cụ thể và mục tiêu chung của quy trình là gì. Đầu vào, đầu ra và khách hàng là các thành phần tiêu biểu của các SOP. Các bên liên quan nên được trích dẫn trong cơ thể của SOP, cùng với các tài liệu tham khảo về tài liệu hỗ trợ. Một văn bản tốt được viết có khả năng thông báo cho nhân viên, chuẩn hóa quy trình cho vay và nâng cao hiệu quả chung của một tổ chức.

Quy trình vận hành tiêu chuẩn của Bộ

Tạo các quy trình cho vay ở cấp bộ phận giúp các nhóm nhất định trong một tổ chức chuẩn hóa các quy trình cụ thể cho chức năng công việc của họ. Chẳng hạn, nhân viên kế toán thực hiện các nhiệm vụ như ghi lại các mục nhật ký và đối chiếu các tài khoản cho vay mà các nhóm khác không làm được. Tạo các quy trình vận hành tiêu chuẩn của bộ phận liên quan đến các loại nhiệm vụ này giúp tăng cường kiểm soát nội bộ và giúp ban quản lý chuẩn bị báo cáo tài chính. DSOPs phác thảo các quy trình ở mức cao và mô tả lý do tại sao các nhiệm vụ được thực hiện.

Hướng dẫn vận hành tiêu chuẩn

Có các thủ tục cho vay phác thảo cách thực hiện các nhiệm vụ cụ thể có lợi cho nhân viên tuyến đầu. Hướng dẫn vận hành tiêu chuẩn được sử dụng cho mục đích này và được viết theo cách cung cấp hướng dẫn từng bước. Nếu các nhiệm vụ là thủ công hoặc được chuẩn bị theo các tiêu chí cụ thể, có thể khó đào tạo nhân sự mới. Tuy nhiên, SOIs làm cho quá trình đào tạo dễ dàng hơn và cung cấp cho nhân viên một tài liệu tham khảo nhanh để sử dụng trong khi nắm bắt được các nhiệm vụ mới. Nếu có thiếu sót trong xử lý khoản vay hoặc quản lý tài khoản, sẽ rất hữu ích khi xem xét các SOI để đánh giá nơi xảy ra lỗi.