Cách viết ngân sách hội nghị khu vực cho một tổ chức phi lợi nhuận

Nhiều tổ chức phi lợi nhuận sử dụng các hội nghị để gây quỹ cho hiệp hội, trong khi những người khác coi một hội nghị là một chi phí. Các hội nghị khu vực thường thu hút đám đông nhỏ hơn so với các hội nghị quốc gia, vì vậy bạn sẽ phải lên kế hoạch cho các nền kinh tế có quy mô thấp hơn. Khi tạo ngân sách cho cuộc họp của bạn, việc biết các mục tiêu cơ bản của bạn sẽ giúp bạn lập kế hoạch chi tiêu và các hoạt động tiếp thị để đáp ứng mục tiêu của mình.

Có được ngân sách từ hội nghị trước, cũng như ngân sách sẽ quay lại ít nhất ba năm, nếu có thể. Nhận bản sao của tất cả các hợp đồng cho mỗi hội nghị, bao gồm địa điểm, phục vụ, nghe nhìn, tiếp thị, diễn giả và vận chuyển. Liên lạc với tổ chức quốc gia của bạn nếu bạn là một chương hoặc quận tổ chức một hội nghị khu vực và hỏi hỗ trợ tài chính, tiếp thị hoặc hậu cần mà văn phòng quốc gia cung cấp. Hỏi xem bạn có bất kỳ nghĩa vụ tài chính nào để tổ chức các đại diện quốc gia hoặc thúc đẩy các nhà tài trợ.

Viết một danh sách các hoạt động sẽ diễn ra tại hội nghị theo ủy quyền của hội đồng quản trị hoặc ủy ban hội nghị của bạn và tất cả các chi phí liên quan đến các hoạt động đó. Bao gồm các bữa tiệc cocktail, tiệc, giải đấu golf hoặc tennis, bài giảng, cuộc họp ủy ban, triển lãm thương mại, vợ chồng và các hoạt động của trẻ em và khiêu vũ. Viết một danh sách các chi phí phi hoạt động, chẳng hạn như thành viên hội đồng quản trị và đi lại, tiếp thị hội nghị, in sách chương trình, thăm trang web, gian hàng đăng ký và chào mời nhà cung cấp.

Tạo một tài liệu ngân sách chính liệt kê thu nhập và chi phí dự kiến của bạn ở phía bên trái của trang. Bao gồm các nguồn thu nhập như phí đăng ký, phí hoạt động, quảng cáo sách chương trình, tài trợ, gian hàng triển lãm thương mại, cơ hội tặng quà sản phẩm và xổ số. Liệt kê chi phí của bạn bằng chi phí cố định và biến đổi. Ví dụ: chi tiêu nghe nhìn của bạn sẽ không thay đổi theo số đăng ký của bạn, nhưng chi phí thức ăn và đồ uống của bạn sẽ.

Phát triển ngân sách đột phá cho các lĩnh vực khác nhau trong hội nghị của bạn, chẳng hạn như giáo dục, giải trí, hoạt động, tiếp thị, hậu cần tại chỗ và hội chợ thương mại. Hiển thị các chi phí để quản lý từng khu vực. Ví dụ, hậu cần tại chỗ có thể bao gồm nhân viên bàn đăng ký, bộ đàm, huy hiệu, phần mềm đăng ký, dịch vụ đưa đón và túi tham dự. Một ngân sách tiếp thị nên bao gồm tất cả các chương trình khuyến mãi và quảng cáo in và trước sự kiện và quảng cáo kỹ thuật số.

Liên hệ với các diễn giả hoặc tổ chức tiềm năng có thể cung cấp các diễn giả để xác định xem bạn có cần trả phí nói chuyện hay bất kỳ chi phí đi lại, ăn ở, ăn uống và phí phát sinh nào không. Liên hệ với các nhà cung cấp công nghiệp có thể cung cấp loa miễn phí để đổi lấy tiếp xúc tại sự kiện của bạn. Thu hút các tình nguyện viên từ thành viên của bạn, những người dự định tham dự sự kiện này bằng chi phí của họ và là những chuyên gia có trình độ và diễn giả có kinh nghiệm.

Tạo ba bản sao ngân sách của bạn để bạn có thể tạo các kịch bản dựa trên mức độ tham dự thấp, trung bình và cao, và dự báo doanh thu thấp, trung bình và cao. Xem xét ảnh hưởng của các cấp độ tham dự khác nhau và xác định nơi bạn sẽ cần cắt giảm chi tiêu hoặc có cơ hội tăng chi tiêu, dựa trên mức độ tham dự và tham gia tài trợ.