Chính sách kỷ luật nhân sự

Các chính sách kỷ luật nhân sự được thiết kế để cung cấp cho nhân viên cơ hội sửa chữa các hành vi phản cảm hoặc để cải thiện hiệu suất công việc. Chính sách kỷ luật nhân sự phát triển từ đào tạo, huấn luyện và tư vấn thông qua các cấp độ khác nhau của hành động cho đến khi các hành vi tiêu cực đã được sửa chữa hoặc việc làm đã bị chấm dứt. Chính sách kỷ luật nhân sự thường theo một định dạng được gọi là kỷ luật tiến bộ. Khung kỷ luật này cung cấp các dịp để thiết lập tài liệu quan trọng và cũng có thể bao gồm một quy trình kháng cáo của nhân viên.

Tư vấn và cảnh báo bằng lời nói

Khi một trong những nhân viên của bạn cần xử lý kỷ luật, bước đầu tiên cho nhân sự là tư vấn. Trong cuộc họp này, chuyên gia nhân sự của bạn lắng nghe lời giải thích của nhân viên về hành vi của anh ta và sau đó lôi kéo nhân viên giúp đưa ra kế hoạch cải tiến. Các buổi tư vấn là các vấn đề bí mật, mặc dù một nhân chứng có thể có mặt. Tài liệu không chính thức biểu thị cuộc họp là "cảnh báo bằng lời nói" nên được chuẩn bị để nêu rõ vấn đề cũng như kết quả cuộc họp. Nhân viên của bạn nên ký vào tài liệu này, cần được đặt trong hồ sơ việc làm của anh ta.

Cảnh báo bằng văn bản

Khi hành vi của nhân viên của bạn vẫn chưa thỏa đáng, hành động tiếp theo trong chính sách kỷ luật nhân sự là cảnh báo bằng văn bản. Tài liệu này khác với cảnh báo bằng lời nói chỉ ở định dạng; trong khi cảnh báo bằng lời nói được viết không chính thức, cảnh báo bằng văn bản thường được soạn thảo trên một hình thức được thiết kế cho mục đích này. Khi chính sách kỷ luật nhân sự kêu gọi "ba cảnh báo bằng văn bản" trước khi chấm dứt việc làm, các cảnh báo được tính từ cảnh báo bằng văn bản đầu tiên chứ không phải từ văn bản bằng lời nói. Các cảnh báo bằng văn bản được sử dụng để ghi lại vấn đề và ghi lại đầu vào của nhân viên và chúng thể hiện chứng nhận quan trọng ghi lại những nỗ lực của nhân viên nhân sự của bạn để phát triển nhân viên. Những tài liệu này có thể được sử dụng để hỗ trợ nhân sự trong trường hợp kiện tụng việc làm.

Đình chỉ và cảnh báo bằng văn bản

Một nhân viên vẫn chưa thể chuộc lại hành vi hoặc hiệu suất của mình được đưa ra một cảnh báo bằng văn bản cuối cùng, có thể đi kèm với việc đình chỉ nhiệm vụ, nói chung là không có lương. Các chuyên gia nhân sự nên có một chính sách bằng văn bản được thừa nhận bởi tất cả các nhân viên mô tả đầy đủ việc đình chỉ mà không phải trả tiền vì nó có thể ảnh hưởng đến nhân viên không được miễn trừ (hàng giờ) và được miễn (lương) của bạn. Đình chỉ và cảnh báo bằng văn bản cuối cùng có thể cho phép đội ngũ nhân sự của bạn có thời gian tiến hành điều tra để xác định nguyên nhân của các vi phạm nghiêm trọng. Nếu kết quả điều tra cho thấy nhân viên không có lỗi, tiền lương của anh ta có thể được phục hồi. Tài liệu cụ thể cho hành vi của nhân viên nên được nộp cùng với tài liệu trước đó của anh ta.

Chấm dứt việc làm

Sau khi tất cả các con đường đã cạn kiệt và nhân viên không thể sửa chữa hành vi của mình, chuyên gia nhân sự của bạn có thể đề nghị chấm dứt việc làm. Quá trình chấm dứt nên được tiến hành với một nhân chứng có mặt, và nó nên được ghi lại. Có thể có những trường hợp khi chính sách kỷ luật nhân sự có thể không được áp dụng. Khi nhân viên tham gia vào các hoạt động bất hợp pháp hoặc bạo lực tại nơi làm việc, các chính sách kỷ luật nhân sự có thể được bỏ qua và thông báo cho cơ quan thực thi pháp luật. Nhân viên thể hiện bản thân theo cách này có thể mong đợi sa thải ngay lập tức.

Quy trình kháng cáo

Trong quá trình xử lý kỷ luật, nhân viên sai lầm cần được cung cấp một cách để phản đối bất kỳ thông tin thích hợp nào được cung cấp bởi quản lý hoặc đồng nghiệp. Nhân viên có thể được cung cấp một mẫu đơn kháng cáo chính thức, hoặc anh ta có thể được khuyến khích để viết các mối quan tâm của mình trong một định dạng khác. Nhân viên nên được đảm bảo rằng mối quan tâm của anh ta sẽ được thực hiện nghiêm túc. Kháng cáo của nhân viên có thể đưa ra những lý do hợp lệ để các nhân viên phòng nhân sự thiết lập một cuộc điều tra chính thức dẫn đến kết luận công bằng và khách quan cho hành động kỷ luật.