Loại tài khoản và số dư bình thường của Petty Cash

Hầu hết các công ty đều có sẵn một lượng tiền mặt nhỏ để thanh toán các chi phí nhỏ liên quan đến kinh doanh mà không đảm bảo việc viết séc hoặc sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp. Một quỹ tiền mặt nhỏ là một phương thức thuận tiện để thanh toán cho các giao dịch kinh doanh nhỏ như bưu chính, phí giao hàng hoặc vật tư văn phòng khẩn cấp. Điều quan trọng là phải giữ hồ sơ chính xác của tất cả các khoản chi tiêu nhỏ cho mục đích kế toán.

Loại tài khoản tiền mặt nhỏ

Tiền mặt là một tài sản hiện tại và nên được liệt kê dưới dạng ghi nợ trên bảng cân đối kế toán của công ty. Để ban đầu tài trợ cho một tài khoản tiền mặt nhỏ, kế toán nên viết một tấm séc được gửi đến "Petty Cash" cho số tiền mặt mong muốn để giữ trong tay và sau đó rút tiền mặt cho séc tại ngân hàng của công ty. Mục nhật ký trên bảng cân đối kế toán nên liệt kê một khoản ghi nợ vào tài khoản ngân hàng kinh doanh và tín dụng vào tài khoản tiền mặt nhỏ. Khi tiền mặt được sử dụng cho chi phí kinh doanh, tài khoản chi phí phù hợp - chẳng hạn như vật tư văn phòng hoặc bồi hoàn cho nhân viên - cần được mở rộng.

Số dư tài khoản tiền mặt bình thường

Số dư bình thường của tiền mặt có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô của công ty. Thông thường, một doanh nghiệp vừa và nhỏ giữ khoảng 100 đô la tiền mặt, nhưng các tập đoàn lớn có thể có tới 500 đô la, tùy thuộc vào nhu cầu của họ. Nói chung, không nên giữ quá nhiều tiền mặt trong tay hoặc quá nhiều người có quyền truy cập do rủi ro của hành vi trộm cắp tiền mặt và các vấn đề kế toán tiềm ẩn.

Cách lưu trữ và theo dõi chi tiêu tiền mặt nhỏ

Doanh nghiệp nên giữ tiền mặt an toàn hoặc khóa trong hộp tiền mặt. Chủ sở hữu và người quản lý tài chính nên là những nhân viên duy nhất có quyền truy cập vào tiền mặt nhỏ để có thể theo dõi và quản lý chính xác. Một tờ biên nhận phải được điền cho bất kỳ khoản tiền nào đã lấy và nên liệt kê ngày, số tiền chính xác, mô tả chi phí và tên và chữ ký của cá nhân nhận tiền mặt.

Bổ sung tài khoản tiền mặt

Tài khoản tiền mặt nhỏ nên được đối chiếu và bổ sung hàng tháng để đảm bảo tài khoản được cân bằng và bất kỳ phương sai nào cũng được tính đến. Kế toán nên viết một tấm séc được lập thành "Petty Cash" cho số chi phí được trả bằng tiền lẻ trong tháng đó để đưa tài khoản trở lại số tiền ban đầu. Séc nên được rút tiền mặt tại ngân hàng của công ty và tiền mặt được đặt lại trong két an toàn hoặc hộp khóa nhỏ. Ghi lại séc trên bảng cân đối kế toán với một khoản ghi nợ vào tài khoản ngân hàng kinh doanh, tín dụng vào tài khoản tiền mặt nhỏ và sau đó sử dụng phiếu nhận tiền mặt nhỏ để chi tiêu các tài khoản khác nhau mà tiền lẻ được sử dụng để thanh toán.