Các loại hệ thống biên chế

Biên chế là một trách nhiệm tài chính quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn, đòi hỏi nhân viên phải trả lương chính xác và tuân thủ các quy định của chính quyền địa phương, tiểu bang và liên bang. Lỗi xử lý bảng lương dẫn đến sự thất vọng của nhân viên và tiền phạt, nhưng sử dụng hệ thống bảng lương có thể giúp bạn thoải mái và giúp bạn tránh tính toán sai và không tuân thủ. Quyết định nên sử dụng nội bộ, gia công hoặc xử lý bảng lương trực tuyến đòi hỏi phải biết các tính năng phù hợp cần thiết cho doanh nghiệp của bạn.

Trong nhà

Xử lý bảng lương trong nhà là một lựa chọn khả thi nếu bạn có một đội ngũ nhân viên nhỏ, thường là dưới 10 nhân viên, với một vài thay đổi trong giờ làm việc hàng tuần. Nếu nhu cầu của bạn đơn giản, một nhân viên tại chỗ có thể sử dụng phần mềm tính lương để quản lý quy trình và sẵn sàng trả lời các câu hỏi và giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề. Nhân viên chịu trách nhiệm về biên chế phải luôn cập nhật và hiểu biết về các thay đổi của nhân viên và luật thuế biên chế để được trả lương chính xác, khấu trừ thuế và nộp đơn. Bạn cũng giảm rủi ro bảo mật cho dữ liệu tài chính bằng cách xử lý bảng lương trong nhà.

Kế toán và CPA

Bạn có thể thuê ngoài biên chế cho một kế toán viên hoặc một kế toán viên công chứng; tuy nhiên, họ thường chuẩn bị bảng lương và duy trì hồ sơ thuế và có thể không cung cấp các dịch vụ giao diện ngân hàng như tiền gửi trực tiếp hoặc các khoản khấu trừ 401 (k). Đảm bảo nhân viên kế toán hoặc CPA có chuyên môn trong tất cả các dịch vụ bạn cần cũng như linh hoạt để điều chỉnh các thay đổi vào phút cuối để ngăn ngừa lỗi xử lý. Ngay cả khi bạn thuê ngoài xử lý bảng lương, cuối cùng bạn vẫn chịu trách nhiệm gửi tiền và thanh toán chính xác các khoản nợ thuế liên bang; nếu có vấn đề, Dịch vụ doanh thu nội bộ sẽ liên hệ với bạn chứ không phải dịch vụ trả lương.

Dịch vụ biên chế

Dịch vụ trả lương cung cấp cho các chuyên gia đầy đủ thông tin về thuế biên chế và các yêu cầu quy định, giữ cho bạn tuân thủ và không có nghĩa vụ trả lương hàng ngày. Họ cung cấp các dịch vụ hành chính như tiền gửi trực tiếp và các khoản khấu trừ tự động từ tiền lương, và hầu hết các dịch vụ đều đảm bảo công việc của họ và ít có khả năng bị phạt vì nộp đơn không chính xác hoặc trễ. Bộ Tài chính Hoa Kỳ cung cấp một dịch vụ an toàn, miễn phí có tên là Hệ thống thanh toán thuế liên bang điện tử để bạn có thể xác nhận các khoản thanh toán thuế được thực hiện thay mặt bạn, bạn có thể tận dụng lợi thế nếu dịch vụ trả lương cung cấp nộp điện tử thông qua EFTPS.

Bảng lương trực tuyến

Các công ty biên chế trực tuyến cho phép bạn quản lý và giám sát chi tiết bảng lương 24 giờ một ngày, bảy ngày một tuần từ trình duyệt Web an toàn và bạn không bao giờ phải mua thêm phần mềm và thiết bị. Bạn có thể nhập và cập nhật bảng lương và theo dõi ngày nghỉ của nhân viên và lương ốm từ máy tính hoặc máy tính xách tay của bạn một cách thuận tiện. Nhiều công ty biên chế trực tuyến cung cấp việc nộp thuế và thanh toán tiền lương ngoài các dịch vụ trả lương cơ bản, cho phép bạn tập trung vào các khía cạnh khác của doanh nghiệp. Nếu cập nhật email được cung cấp, bạn có thể đăng ký để nhận trạng thái bảng lương và thông tin tài khoản khác có liên quan để xem xét nhanh.