Các loại hình tổ chức dự án nhóm

Hoàn thành thành công một dự án đòi hỏi rất nhiều kế hoạch. Quản lý được giao nhiệm vụ quyết định cách tốt nhất để sử dụng tài nguyên của nhân viên để dự án có thể được hoàn thành đúng hạn, theo cách chất lượng cao, mà không làm gián đoạn các chức năng kinh doanh thông thường. Một công ty không phải chọn một phương pháp tổ chức dự án - loại được chọn có thể thay đổi tùy theo phạm vi của dự án và các tài nguyên có sẵn.

Ma trận

Một sự sắp xếp ma trận là loại phổ biến nhất của tổ chức dự án. Nhóm này bao gồm các thành viên từ các khu vực khác nhau của công ty được lựa chọn dựa trên kinh nghiệm được chứng minh trong lĩnh vực của họ. Một người quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo nhóm hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, rằng nó không vượt quá ngân sách và đáp ứng các tiêu chuẩn của công ty. Tổ chức dự án ma trận có thể là một lựa chọn tốt vì các thành viên trong nhóm là chuyên gia trong lĩnh vực của họ, nhưng có thể là một thách thức vì nhân viên có thể có các ưu tiên liên quan đến công việc mâu thuẫn, có thể trì hoãn hoàn thành dự án.

Tự định hướng

Một nhóm tự định hướng có quyền tự do đưa ra quyết định của riêng mình về cách một dự án sẽ được hoàn thành. Khi bắt đầu dự án, các thành viên trong nhóm nhận được một mục tiêu và được phép xác định cách tốt nhất để đạt được nó. Thông thường không có ai phụ trách, nhưng một thành viên trong nhóm thường phát triển thành vai trò lãnh đạo khi dự án tiến triển. Các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm tuyển dụng bất kỳ nhân viên bổ sung nào mà họ tin rằng sẽ là tài sản quý giá cho nhóm và cung cấp phản hồi về công việc của họ.

Dựa trên dự án

Trong một nhóm dựa trên dự án, các bộ phận chức năng được hình thành trong chính nhóm dự án. Ví dụ, nhóm dự án sẽ có các nhóm tiếp thị, CNTT và tài chính riêng, thay vì chia sẻ tài nguyên với các bộ phận còn lại. Loại hình tổ chức này thường chỉ được sử dụng trong các dự án rất lớn, dài hạn. Nó có thể là lợi thế, bởi vì tất cả các nhân viên chỉ cống hiến cho dự án, thay vì phải phân chia thời gian giữa các ưu tiên liên quan đến công việc khác. Nó cũng có thể là một ý tưởng không thuận lợi, bởi vì một công ty có thể kết thúc với các tài nguyên trùng lặp. Ví dụ, nếu một công ty có một đội ngũ tiếp thị, CNTT và tài chính chỉ dành riêng cho một dự án, họ cũng sẽ cần phải thuê một nhóm người khác để thực hiện các chức năng này để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh còn lại.

Giải quyết vấn đề

Khi một công ty có một vấn đề không thể giải quyết bằng các phương pháp truyền thống, một công ty có thể tạo ra một nhóm giải quyết vấn đề. Loại nhóm dự án này mang các đại diện từ các khu vực khác nhau của công ty lại với nhau để tìm ra giải pháp. Các thành viên được giao nhiệm vụ giải quyết vấn đề một cách hiệu quả trong khi làm việc để đáp ứng nhu cầu của tất cả các khu vực chức năng của công ty.

Chức năng

Trong tổ chức dự án chức năng, các nhóm bao gồm các công nhân từ các khu vực chức năng tương tự. Tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án đến từ một bộ phận duy nhất. Nếu một dự án lớn đòi hỏi công việc từ nhiều bộ phận, công việc được hoàn thành độc lập bởi mỗi bộ phận. Điều này có thể làm cho việc hoàn thành dự án hiệu quả hơn, vì các thành viên trong nhóm đã quen làm việc với nhau và thường chỉ dành riêng để làm việc với dự án. Nó cũng có thể gây ra những thách thức nếu cần sự giúp đỡ từ các công nhân bên ngoài bộ phận, vì các thành viên trong nhóm có thể không biết liên hệ với ai để biết thông tin cụ thể. Các nhóm chức năng có hiệu quả nhất với các dự án thông thường đòi hỏi ít biến thể.